Официальное письмо руководителю. Оформляем письма по госту

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» - партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

название (и сокращённое наименование);
фактический и почтовый адреса;
адрес электронной почты;
контактные телефоны;
адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
отдельно нумеруется каждое приложение;
в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

«С уважением,» «Искренне ваш»;
«С наилучшими пожеланиями»;
«С надеждой на продолжение сотрудничества»;
«Всегда рады оказать вам услугу»;
и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

«К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
«Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
«Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. [email protected]– хорошо, [email protected]– плохо.
Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
Используйте только стандартные шрифты.
Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Пример подписи:

С уважением,

Иван Иванов

[email protected]

http://site.com.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

объективность;
краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
нейтральность тона изложения;
отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
отсутствие эмоциональных оценок;
чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Деловое письмо (далее – ДП) представляет собой разновидность офисной корреспонденции в бизнес-сфере, которая относится к официальной переписке между субъектами предпринимательства (бизнес-партнерами) и сотрудниками компании.

С помощью ДП осуществляется обмен деловыми предложениями, официальными просьбами и претензиями, выясняются и решаются конфликтные ситуации.

Официальное письмо в деловом стиле отличается от других видов писем следующими характеристиками:

Стиль и манера изложения мысли составителя письма.
Лексическое наполнение и содержание письма, которое характеризуется безэмоциональностью и отсутствием ярко выраженных эмоциональных фраз и предложений.
Составление и оформление на официальном бланке фирмы с соответствующими реквизитами.
Стандартный шрифт, одинаковый для всего текста письма.
Небольшой объем, который не превышает одну страницу печатного текста.
Строгая служебная координация и обязательное соблюдение установленной при написании и передаче письма.

Как написать деловое письмо и получить ответ – смотрите в этом видео:

Основные разновидности ДП

В зависимости от используемых критериев классификации все ДП делятся на следующие основные виды, которые будут рассмотрены ниже по тексту с краткой характеристикой.

ДП, которые не требуют ответа от получателя:

Гарантийные, обеспечивающие выполнение определенных обязательств (например, ).
Сопроводительные, которые прилагаются к пакету документов, другим официальным письмам.
Информационные, содержащие определенные данные для ознакомления.
Уведомительные, которые сообщают получателям важную информацию и факты. вы узнаете, как правильно составить уведомление о расторжении договора.
Предупредительные, содержащие напоминание о каких-либо негативных последствиях для получателя, если он не выполнит свои обязательства перед отправителем письма.
Напоминающие, которые уведомляют получателей писем об их обязанностях, ранее заключенных договоренностей с компанией.

Также существует ряд ДП, которые в обязательном порядке требуют ответа от своих получателей.

Такие письма обычно содержат в своем тексте какое-либо обращение к субъекту-получателю (например, просьба выполнить какие-либо действия официального характера), документы с предложением (например, о сотрудничестве, заключении договоров, проведении официальных мероприятий), письмо-запрос (предоставление информации, официальных бумаг), письмо с требованием выполнить обязательства и договоренности, письмо с просьбой или прошением.

ДП некоммерческого характера делятся на следующие основные разновидности:

Приглашающие посетить официальное событие, презентацию, корпоративное мероприятие.
Бумаги с соболезнованиями сотрудникам компании, директорам фирм-партнеров в связи с кончиной близких им людей, родственников.
Благодарственные ДП.
ДП, информирующие о важном событии.
Рекомендательные бумаги. подробно рассмотрены правила и принципы составления рекомендательного письма.
Гарантийные ДП.
Письма-подтверждения о получении груза, оказании услуги.
Поздравительные письма в связи с каким-либо празднованием или торжественным событием.
Письма-прошения, в которых отправитель просит получателя оказать ему какую-то услугу, выполнить важные для отправителя действия.
Письма с перечнем инструкций.
Сопровождающие бумаги.

ДП, которые носят коммерческий характер, стандартно применяются на предварительном этапе заключения какого-либо договора и во время действия уже ранее подписанного соглашения, к таким письмам можно отнести:

Запрос предоставить данные или продукцию.
Ответ на запрос фирмы-партнера.
Офертные письма, которые содержат в своем тексте коммерческое бизнес-предложение заключить соглашение или сделку.
Претензионные и напоминающие письма.
Письма-предупреждения, которые свидетельствуют о нарушении стороной обязательств, прекращении ранее заключенных договоров, необходимости выполнить стороной-получателем ее обязанности.

Структурно все разновидности деловых писем можно разделить на документы, которые:

Содержат авторский текст, поданный в вольной форме.
Написаны в соответствии с установленным шаблоном или бланком без авторских отступлений.

ДП в зависимости от своих получателей бывают:

Циркулярными (отправляются сразу нескольких получателям).
Стандартными (направлены только одному получателю от одного составителя).
Коллективного характера (получатель у такого письма только один, однако отправителей сразу несколько).

Образец благодарственного делового письма. Фото: www.nevagazservis.ru

Форма деловой корреспонденции может быть:

Факсовой.
Электронной (такие письма направляются на официальный сайт или официальную электронную почту фирмы-получателя).
Почтовой (отправляются стандартно по почте в конвертах).
Рукописные (обычно это письма, которые содержат поздравление или же соболезнование).

Как правильно написать и оформить письмо

ДП стандартно делится на введение, основную и итоговую части, которые должны быть логично связаны друг с другом.

Во введение входят те данные и факты, которые стали основанием для написания ДП, а в основной части уже находится само содержание и главный текст письма. В итоговой части находится результат написания письма и то, ради чего оно было написано – просьба, претензия, отказ, выражение благодарности и так далее.

При написании любого письма делового характера нужно обязательно обратить внимание на следующие ключевые моменты и правила, которые будут подробно рассмотрены ниже по тексту.

Стилистическое оформление

ДП должно быть написано только в деловом стиле, без элементов разговорного стиля, сленговых фраз, уменьшительно-ласкательных слов и других элементов, которые неуместны в деловой переписке.

Порядок подачи информации и данных

Данные и информация, которые предоставляются в деловой переписке, должны быть поданы в соответствии с такими требованиями, выполнение которых является обязательным, если ваша цель – создание правильного и грамотного делового письма:

Актуальность и достоверность поданных фактов и данных, которые должны быть проверены на дату написания письма и соответствовать текущему положению дел в компании.
Адресность (письмо должно быть адресовано и направлено конкретному человеку или группе лиц).
Аргументированность заявленных требований и претензий.
Объективность и беспристрастность.
Полнота предоставленной информации, на основании которой субъект-получатель сможет принять объективное решение и ему на потребуется получать или запрашивать дополнительные данные у вашей компании.

Требования к содержанию и оформлению бланка фирмы

ДП необходимо составлять на фирменном бланке компании со всеми требуемыми реквизитами. Требования к такому бланку установлены следующие:

Формат стандартный – А4.
Для возможности подшивки ДП к документам и передаче в архив нужно оставить левое поле не менее, чем на 3 сантиметра.
Указание наименования организации, фактических и юридических адресов, контактных данных, адресов электронной почты и сайта.
При электронном оформлении письма желательно применять стандартную разновидность шрифта – Times New Roman с размером 12.
ДП можно оформить не только на фирменном бланке компании, но и на обычном листе бумаги, но в таком случае все данные из фирменного бланка должны быть указаны.
Отправка ДП по факсу или на электронную почту не допускается, если текст такого документа содержит конфиденциальные данные о крупных договоренностях, важных секретных документах, личных данных сотрудников, разглашение которых недопустимо и может нанести ущерб репутации компании.

Правила нумерации ДП и разбивка на абзацы

Нумерация ДП, состоящего сразу из нескольких печатных страниц, начинается стандартно со второй страницы, при этом номера должны быть проставлены в самом верхнем углу страницы цифрами арабского типа без точек рядом с номером страницы.

Для того, чтобы максимально облегчить прочтение и понимание получателем текста письма, его нужно поделить на абзацы. Такое разделение поможет читателю понять, где одна тезис оканчивается и где начинается уже другой.

Исправления в тексте письма

Нежелательным и недопустимым является наличие подчисток, опечаток, грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок в тексте ДП. Текст письма должен быть грамотным и правильным с интервалом между рядками 1,5-2.

Пример написания делового письма.

Обязательные реквизиты в тексте ДП

Основными реквизитами, которые должны присутствовать в письме, стандартно считаются следующие:

Герб России, который находится в самой середине бланковой бумаги, и указание которого обязательно для государственных структур и организаций.
Полное наименование компании без сокращений.
Контактные данные (стационарный и мобильный номера, факс).
Номера счетов в банковском учреждении.
Данный об адресате ДП (наименование компании-получателя письма должно быть указано в именительном падеже, в то время, как ФИО получателя и должность указываются уже в дательном).
Перед ФИО адресата, который имеет звание или ученую степень (доктор, кандидат наук), нужно обязательно их указать.
Все реквизиты в тексте ДП пишутся обязательно с нового рядка с прописной буквы.

Как составить и отправить письмо после деловой встречи

Проведение встречи с представителями фирмы-конкурента, бизнес-партнерами предполагает дальнейшую деловую переписку. Особенности оформления письма после деловой встречи заключаются в следующем:

В самом начале документа указываются время и дата проведенной деловой встречи или конференции, даже если с момента их организации прошло всего один-два дня.
Письмо нужно составить максимально коротко и четко указать то, что именно вы хотите сообщить своим бизнес-партнерам, без хождения «вокруг да около».
В тексте письма стоит кратко упомянуть о том, какие моменты были обсуждены на проведенной встрече, какие вопросы поднимались и к какому решению вы пришли с получателем письма.
Получатель письма в ответном ДП должен захотеть высказать свое мнение или решение относительно проведенной ранее встречи и спорных моментов, которые на ней поднимались.
Напишите о конкретной дате и времени, когда можно будет провести ответную деловую встречу, конференцию, деловой телефонный разговор.
Сообщите получателю ДП о своих намерениях относительно дальнейшего бизнес-сотрудничества и заключения договоренностей.
Завершите ДП вежливо и непринужденно, например, «Наилучшие пожелания Вам…».

Особенности оформления электронных ДП

Письма в электронном формате сейчас оформляются гораздо чаще, чем корреспонденция по факсу или по почте, так как такое письмо будет доставлено гораздо быстрее, соответственно фирма-отправитель быстрее получит ответ на свое ДП.

Подготовить и оформить электронное ДП очень просто, базовые требования к его составлению такие же, как и к бумажным деловым письмам. Небольшие особенности оформления заключаются в следующем:

Указание темы или заголовка ДП, чтобы получатель не потерял его в потоке входящей корреспонденции от своих партнеров и конкурентов.
Тему или заголовок не стоит менять, когда вы получаете ответ на свое ДП, что в дальнейшем значительно облегчит обмен письмами и сделает возможным быстрый просмотр предыдущих писем по данной теме.
Программное обеспечение стоит использовать стандартное, не применяйте самые последние версии программ для создания письма, так как электронное письмо может попросту потом не открыться на компьютере получателя, не оснащенного новыми программами.
Смайлики и другие элементы неофициальной электронной переписки не стоит применять в тексте ДП.

Сроки для ответа на полученное письмо

ДП, которое содержит текст предложения о сотрудничестве, претензии, требования и другие элементы, требующие ответа, должно быть рассмотрено и отвечено в следующие сроки:

Подтвердить получение письма-запроса адресат должен на протяжении трех дней, а ответить на такой запрос можно на протяжении месяца.
Направить письмо с соболезнованием о кончине близкого человека или родственника сотрудника фирмы нужно в течение десяти дней с момента совершения печального события.
Поздравительные бумаги направляются на протяжении восьми дней с момента совершения торжественного события.
По общим правилам все официальные деловые бумаги рассматриваются и направляется на них ответ в течение семи дней с момента получения письма.

Правила окончания письма

Итоговая часть ДП должна содержать результат всей вышеуказанной основной части, в ней должны быть подведены итоги и высказаны конкретные предложения или выводы. При этом итоговая часть должна быть максимально краткой, четкой и лаконичной.

Приведем примеры удачных вариантов окончания текста ДП в сфере официальной корреспонденции:

Вежливая благодарность за проявленное внимание или оказанную помощь.
Выражение желания дальнейшего сотрудничества, надежды на заключение договоренностей с фирмой-партнером.
Уверение адресата письма в чем-либо (дальнейшая переписка, заключение соглашения и сотрудничество).
Выражение просьбы выполнить что-либо (написать результаты, сообщить какие-либо ведомости).
Просьба извинить за беспокойство и причиненные неудобства.

В конце письма можно пожелать успехов, сообщить о наилучших пожеланиях или об уважении к получателю письма.

ДП на английском или другом иностранном языке

Очень часть бизнесмены ведут переписку и сотрудничают не только с местными фирмами, расположенными на территории РФ, но и с иностранными компаниями, а также филиалами или представительствами иностранных фирм, которые находятся на территории России.

Строго установленная форма ДП в таком случае отсутствует, порядок оформления ДП на иностранном языке будет зависеть от цели написания и формы официального документа. При составлении ДП нужно ориентироваться на следующие общие правила и рекомендации в сфере официальной корреспонденции:

Дата составления ДП. При отправке документа в Америку, нужно сначала поставить месяц в цифровой форме, только потом указывается текущее число месяца и год. Если вы отправляете письмо в Англию, то дата проставляется стандартно, как и в России, но месяц лучше всего указать в буквенной форме, чтобы не было недопониманий.
Реквизиты иностранного адресата. В обращении в письме нужно использовать стандартные формы (Mr, Mrs, Miss) после которых уже идет фамилия получателя письма.
Адрес получателя письма. Порядок его указания отличается от стандартно принятого в России. Сначала требуется указать номер офиса иностранной фирмы, затем уже идет номер дома, где расположен офис или же номер офисного здания, наименование улицы, цифры индекса, наименование штата при отправке письма в Соединенные Штаты, наименование графства, страны, если адресат письма находится в Англии или других странах Западной Европы.
Тематика письма (или его заголовок) должны быть обязательно указаны, что позволит получателю обратить внимание именно на ваше письмо, иначе оно может быть потеряно в массиве входящей корреспонденции иностранной фирмы.
Основная часть ДП должна быть поделена на абзацы или же каждое новое предложение для удобства чтения можно писать с новой строчки.
Итоговая часть. В самом конце ДП на английском языке нужно поблагодарить адресата за проявленное внимание и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество и установление деловых отношений между вашими фирмами.
Подпись в документе ставится сразу же под предложением (абзацем) с прощанием, рядом с подписью нужно указать свое ФИО, должность в фирме и название самой фирмы-отправителя письма.
Приложения и другие дополнения к документу должны быть перечислены и обязательно указаны в самом конце ДП, что предотвратит их утерю при отправлении и сакцентирует внимание получателя на их наличии и на том, что приложения также нужно изучить при написании ответа на письмо.
С прописной буквы в тексте ДП на иностранном языке обязательно пишутся: инициалы, ФИО сотрудников иностранной компании, наименования графств, городов, штатов, стран, должностей в фирмах, начальное обращение в письме и первые слова, которые идут во фразе с прощанием в конце письма.

Правильно и грамотно составленное деловое письмо в сфере бизнеса – это эффективный инструмент, который позволит наладить выгодные и перспективные отношения в предпринимательской сфере, в то время, как неправильно составленное ДП с ошибками или опечатками способно свести на нет все дальнейшие отношения с партнерами или конкурентами.

Поэтому к составлению текста ДП нужно подойти максимально ответственно, изучить предоставленные выше правила и рекомендации, а также образцы документов.

Правила подготовки грамотного делового письма рассмотрены тут:

И снова здравствуйте мои дорогие подписчики и гости блога. Как вы относитесь к официальным документам? Любите ли их заполнять? Смею предположить, что большинство из вас ответит отрицательно.

Письмо должно быть прочитано

Понятно, что официальные письма – документы, составленные с использованием некого образца, порой на специальном бланке. Хоть раз в жизни такие документы составлял каждый из вас. Это может быть объяснительная, заявление, благодарственное письмо, гарантийное послание, жалоба и тд. Следовательно, вам знакома процедура оформления такого рода сообщения.

Главная цель делового письма – донесение информации в неизменном виде до адресата. Если вы пишите благодарственное письмо, то обязательно укажите причину, в решении которой вам помог тот или иной человек. Не забудьте указать его фамилию и инициалы. Письмо, направленное в пустоту никогда не будет прочитанным, следовательно, не забывайте указывать адреса получателя, а в идеале и отправителя.

Обратите внимание, как происходит отправка писем по средствам электронной почты:

вы нажимаете клавишу «Написать письмо»;
составляете послание;
заполняете строку адрес получателя;
кликаете мышкой на кнопку «Отправить».

Конечно, последовательность действий можно менять (сначала заполнить строку адрес, потом создать письмо), но последним действием всегда будет отправка. Вы согласны? А теперь скажите мне: «Возможно ли послать сообщение, если нет электронного адреса?». Естественно, нет. Следовательно, обязательно узнавайте, запоминайте, записывайте данные, благодаря которым вы можете в любой момент связаться с важным для вас человеком.

Не забывайте ставить себя на место получателя вашего послания. Так вы можете заметить те ошибки, которые допустили при создании, скорректировать само послание, удалить слова, имеющие двойственное значение и тд. Как вы думаете, адресату приятно открывать конверт, распечатывать письмо и видеть, что это послание для него лично. Как он понимает это? Довольно просто: любой письмо должно начинаться с обращения и приветствия (это то, что позволяет отправителю расположить в себе получателя).

Если по какой-то причине вы не смогли узнать имя и фамилию человека, то замените их другими: господин, директор, уважаемый и тд. Ни в коем случае нельзя сокращать эти слова. В противном случае, автор послания раскрывает свое недовольство, злобу и другие негативные черты характера. Следовательно, говорить о предрасположенности получателя к общению и восприятию информации не стоит.

Скажу сразу, что даже мне приходит на электронную почту море писем сомнительного характера, следовательно, я тщательно слежу за их содержанием. Открыв полученное письмо, я стараюсь бегло прочитать его, чтобы оценить степень важности. А вы делаете так же? Ожидая особое письмо, вы можете часами изучать полученные сообщения, тогда почему бы не научиться их быстро просматривать?

Отправлено послание должно содержать заголовок (в электронном варианте, нужно обозначить тему). Столь простая формальность позволяет получателю оценить важность сообщения. А если, таковое попало в распределительный центр крупной организации, то оно может быть спокойно, без лишних заморочек, отправлено получателю. Вы ведь хотите, чтобы ваше послание как можно скорее достигло получателя?

Оформление письма и его содержание

Теперь вы знаете, как сделать так, чтобы ваше письмо достигло адресата кротчайшие сроки:

знать его адрес;
указать тему послания;
начать письмо с приветствия читателя.

Однако, это не все особенности создания деловых писем. Немало важную роль играют: стиль изложения, способ подачи информации, оформление такого рода документов и тд. Давайте далее разбираться, как же сделать так, чтобы получатель не отправил письмо в папку «Спам» на просторах электронной почты и не выкинул ваше послание в мусорное ведро.

Первое что должно быть – приветствие и обращение к адресату. Заметьте, что неплохо было бы раскрепостить читателя. Для этого достаточно начать с комплиментов, заметить его загруженность и тд. Составляйте свое послание так, чтобы получатель соглашался с каждым его словом, ведь в таком случае подвести его к заключению сделки будет довольно просто.

Последний комментарий – чуть ли не самый важный. Это касается использования слов, фраз и выражений, которые имеют двойственный характер. Все дело в том, что отправитель не может залезть в голову к адресату и узнать уровень его осведомленности. Вот именно поэтому, перед отправкой послания, его нужно прочитать несколько раз и, при необходимости, подкорректировать, удалив двойной смыл высказываний.

Структура официального письма

Официальные письма выполняются на специальных бланках, в которых уже есть некие нанесения. В верхней части бланка (правый угол) обязательно располагается «шапка», содержащая в себе полный набор реквизитов (фамилия и инициалы получателя, адрес фирмы, телефон, название отдела, герб или символика компании тд.). Обратите внимание, что чем четче заполнены все графы, тем большая вероятность доставки послания и его прочтения.

Если адресатов несколько, то их фамилии нужно перечислять в порядке иерархии от вышестоящей должности к подчиненным. Это правило, нарушать которое не желательно. Так как в левой верхней части остается место, там ставится отметка отправителем (свои инициалы и дата) и получателем (те же самые).

Как известно, письмо делового образца, как и школьное сочинение, должно иметь 3 раздела : вступление, основная часть и заключение. Вот именно, прочитав первую часть, адресат сможет сделать вывод о том, срочное это послание, или с его изучением можно немного повременить. Обратите внимание, что вступление пишется для электронного варианта, как дополнение к приложению. Поэтому, чтобы правильно составить таковое, нужно:

оставить обращение и приветствие;
выделить порцию комплиментов;
кратко объяснить причину обращения.

Важным фактором при изложении материала является манера изложения, полнота и честность при подаче информации (ни в коем случае не обманывайте адресата). Запомните, читая ваше обращение, получатель должен представить описанное, поэтому подробности будут необходимы, но не забывайте подкреплять их дополнительными фактами, датами, и тд.

Обратите внимание на речь и стиль подачи материала. Если это официальный документ, то и письмо пишется в деловом стиле. Стоит догадаться, что адресат получает немало таких писем, и знакомиться подробно с каждым ему не хватит времени. Следовательно, излагать материл нужно кратко, компактно, без лишних преувеличений и красок. Только в таком случае можно рассчитывать на быстрый ответ адресата.

В заключении нужно указать собственное пожелание (иногда с просьбой), подвести некий итог всего изложенного. Получается, что прочитав данную часть официального письма, адресат должен увидеть ваше предложение выхода из сложившейся ситуации (проблемы). Ему остается только согласиться с таковым, или выбрать свой вариант.

Заканчивается официальное письмо обязательной подписью и датой составления. Это вы можете заметить, изучив несколько образцов официальных писем.

Перед отправкой обязательно перечитайте составленный документ, проверьте соответствие реквизитов, правильность оформления послания. Не забудьте оценить грамотность изложения, каким шрифтом напечатан текст (удобно ли читать) и тд.

На этом все. Оказывается, что составить официальный документ не так то и сложно. Для этого достаточно взять нужный бланк, где уже нанесены определенные характеристики, заполнить его в соответствии с правилами, описанными выше и отослать адресату. Если у вас остались вопросы, то вы можете получить на них ответы, путем размещения таковых в разделе «комментарии».

А вы уже рассказали своим друзьям и знакомым о том, как правильно нужно оформлять официальные документы? Если нет, то поделитесь с ними ссылкой на данный обзор. Для этого нужно кликнуть по клавишам социальных сетей, в которых вы зарегистрированы, и согласиться на добавление информации на вашей личной странице. Проведя данные манипуляции, вы позволите людям, увидеть данный обзор, ознакомиться с ним и научиться правильно, заполнять всевозможные документы.

Я не прощаюсь с вами, а говорю: «До свидания». Буду рада вновь видеть вас читателями моих творений по информационному бизнесу. Надеюсь, что мои обзоры вдохновляют вас на подвиги и помогают получить полезную информацию.

С уважением, Елена Изотова.

Вот уже давным-давно ни для кого не является секретом, что речь делится на жаргонную и литературную - правильную. Вполне логично, что правильной речь должна быть не только устная, но и письменная. Культурой грамотного письма необходимо владеть каждому интеллигентному человеку. А уж тому, кто активно общается по делам службы посредством переписки - и подавно. Каковы же письма?

Что такое этикет

Прежде чем говорить о деловом письме, нужно сначала вспомнить, что же такое этикет. Это установленный порядок поведения в обществе, свод манер и правил так называемого хорошего тона, которые должно соблюдать каждому интеллигентному, воспитанному человеку, дабы не прослыть бескультурщиной. Данные исторически сложившиеся правила являются неотъемлемой частью жизни общества.

Культура письменной речи: общие характеристики

Конечно же, относится не только к деловому письму. Существует множество видов и способов письменного общения. Все они разные, у каждого - свои характеристики, однако есть и общие черты. Среди них выделяют следующие:

опора на нормированный книжный язык с допущением некнижной лексики;
использование сложных синтаксических конструкций;
закрепленный порядок слов в предложении;
четкая структура текста;
высокая грамотность.

Этикет деловых писем

В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо - в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.

Специфика деловых отношений

Прежде чем говорить непосредственно об писем, следует понять, чем вообще отличаются что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив - вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки. Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций - можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.

Деловое общение нельзя закончить тогда, когда этого захотелось. Партнер по бизнесу или клиент не поймет, если посреди важной встречи мы вдруг встанем и покинем аудиторию. Нельзя и игнорировать собеседника, нельзя не отвечать на звонки или письма. Все эти особенности в совокупности помогают лучше понять, каким же все-таки должен быть речевой этикет делового письма.

Общие требования

Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, - это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании. Первая страница не нумеруется, на всех остальных проставляются арабские цифры.

Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок. Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.

Также общей рекомендацией как для бумажного, так и для электронного письма является пожелание не употреблять в своей письменной речи сложных конструкций - такое уместно только в юридических документах. Не следует использовать и сокращения - исключительно общепринятые. А вот в норму делового этикета входят разнообразные штампы и арго - профессиональный жаргон. Весь документ выдерживается в официально-деловом стиле.

Еще один важный момент, который прочитывается из письма: оно должно быть максимально вежливым и доброжелательным. Ни о какой бестактности, грубости не может идти и речи. Кроме того, деловое письмо предполагает конкретику, четкое изложение своих мыслей.

Если адресат письма не владеет русским, текст послания следует составлять на его языке, либо на международном - английском. Кстати, написан подобный документ должен быть только на одной стороне листа, вторая в обязательном порядке остается чистой.

Оформляя документы, нужно следить за тем, чтобы не было переносов. Сам текст набирать необходимо через полтора-два интервала, с шириной полей слева в два сантиметра.

Нюансы

У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть "шапка", приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.

Кстати, так называемое обрамление послания - начальные и завершающие фразы - именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).

Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение "сударь" или "сударыня": оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово "господин" или "госпожа" - утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.

Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение "Уважаемый" или "Уважаемый господин", но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам - особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения "Глубокоуважаемый" (еще вариант - "Высокоуважаемый").

Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как "Уважаемые коллеги" (в случае, если все адресаты - женщины, допускается написать "Уважаемые дамы", если же мужчины - то "Уважаемые господа"). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.

Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности - например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику. Важно понимать, что это недопустимо.

Электронное письмо: деловой этикет

Второй возможный вариант переписки - по электронной почте. Тут тоже существует целый ряд своих особенностей. Так, например, если послание адресат получит впервые, то необходимо начать его с представления собственной компании, описания своей деятельности, с возможных задач, которые предполагается выполнять. При продолжительной переписке нужно сохранять историю прошлых писем, на основе которых строится каждое следующее послание.

В первом письме непременно должно присутствовать приветствие и обращение. В последующих, при необходимости быстрого ответа, можно обращение опустить (если это уместно). В интернет-общении многие не считают нужным ставить знаки препинания, а также пишут без заглавных букв. В деловом этикете электронного письма подобное недопустимо.

Размер электронного письма не должен быть слишком большим - как правило, он вдвое меньше бумажного аналога. В том же случае, если требуется сообщить адресату большой объем сведений, в теле письма необходимо указать лишь краткую сопроводительную запись, а сам материал прикрепить как вложение вордовским или любым другим файлом - так того требует этикет делового письма по электронной почте. Пример подобного послания может быть таким: «Добрый день, уважаемый господин Иванов! Посылаем Вам образцы наших рекламных буклетов. Вы можете ознакомиться с ними во вложении…».

Что касается подписи, то быть она обязана. Можно подписываться в конце каждого письма, а можно сделать автоматическую подпись, которая будет проставляться машинально. Подобным вариантом часто пользуются представители крупных компаний. В подписи необходимо указывать свои имя, фамилию, должность, контактную информацию, место работы. Оформить ее нужно таким образом, чтобы она уложилась в семьдесят символов и занимала не более пяти-шести строк.

Нужно сказать и несколько слов об ответе на послание. Деловой этикет электронного письма предполагает получение ответа на сообщение в течение двух суток - не более. Если же требуется еще время, следует уведомить об этом собеседника. Ответная реакция на все сообщения поддерживает репутацию компании или предпринимателя. Для того чтобы знать точно, дошло ли до адресата письмо, можно воспользоваться функцией уведомления о получении - подтверждение о доставке придет автоматически. Кроме того, не возбраняется сделать и контрольный звонок.

Речевые формулы, или клише

Клише, речевые формулы, речевые штампы - как ни скажи, а все равно это будет неотъемлемой частью деловой переписки. Из школьного курса мы помним, что клише называются устойчивые выражения. Их не так уж и много:

Сожаление можно выразить с помощью следующих фраз: «К сожалению, у нас нет возможности согласиться…», «С сожалением сообщаем…», «К нашему сожалению, вынуждены сообщить…» и так далее.
Благодарность обозначается такими клише, как: «Позвольте выразить свою признательность…», «Благодарим Вас…», «Учитывая Ваш вклад…».
Пригласить адресата на то или иное мероприятие можно, используя штампы: «Мы имеем честь пригласить Вас…», «Надеемся на Ваше согласие…», «С удовольствием приглашаем Вас…», «Будем рады видеть Вас…» и тому подобное.
Завершить письмо можно фразами: «Ждем от Вас новых идей…», «Желаем Вам успехов…», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».

Золотые правила деловой переписки

Частые ошибки при деловой переписке

Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!

Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра - самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее - никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит - вежливость и уважение).
Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.

В наше время литературы так много, что порой разбегаются глаза. По культуре речи, в том числе и письменной, книжек тоже хватает.

Желающим подковаться в данной области можно посоветовать следующие работы: «Этикет делового письма» Олега Давтяна, «Культура письменной речи» Татьяны Дегтеревой, «Этикет русского письма» Натальи Формановской и Аллы Акишиной, «Деловой этикет» Елены Бер, «Русский речевой этикет» Натальи Формановской и многие другие.

Требования этикета делового письма предполагают использование восклицательного знака в конце обращения для того, чтобы придать особое значение данному вопросу или человеку.
Поименное обращение к адресату показывает на более близкие и давно налаженные отношения, а пофамильное подчеркивает дистанцию.
Для этикета деловых писем в России характерно нивелирование полов, поскольку большинство профессий часто только мужского рода.

Соблюдать правила ведения деловой переписки не так уж сложно, ведь не так их и много. Запомнить их - невелика наука. Зато в глазах окружающих человек, владеющий этикетом деловых писем, всегда будет воспитанным и культурным, тем, с кем приятно иметь дело.

В наше время каждый должен уметь писать письма. Ведь это является неизбежным для любого человека, имеющего образование. Не все обладают талантом написания письма. Но, зная основные правила, можно развить в себе способности для сочинения хороших и интересных писем. Особенно, если эти правила достаточно просты. В данной статье вы узнаете, как правильно писать деловые письма и личные. Разберем различные варианты писем и важные моменты в их оформлении.

Как правильно писать письма деловые

Официальное или деловое письмо обычно предназначено для поддержания деловых отношений между фирмами и их сотрудниками или клиентами. Деловое письмо имеет массу разновидностей. Например:

Благодарственное письмо
Рекомендательное письмо
Сопроводительное письмо
Гарантийное письмо
Письмо президенту
Служебное письмо
Информационное письмо
Поздравительно письмо
Письмо требование
Письмо жалоба
Письмо приглашение

То или иное деловое письмо мы в основном отправляем выше поставленным лицам или с просьбой, т.е. это четко направленные письма, отправляемые с определенной целью. Цель состоит в том, чтобы письмо было понято соответствующим образом. Например, мы решаем, как правильно писать благодарственное письмо, чтобы поняли, что мы благодарим; мы думаем о том, как правильно писать официальное письмо, чтобы они были полезны, чтобы они были правильно поняты адресатом. Потому очень важно знать, как правильно писать письмо. Образец для написания деловых писем вы можете найти по ссылке Профессиональные шаблоны деловых писем .

Ниже мы рассмотрим основные правила для написания деловых писем.

Письмо не должно быть безликим

Задумывались ли Вы, как правильно писать электронные письма? Электронный ящик делового человека очень часто переполнен различным спамом. В первую очередь ваша задача, при написании официального письма будет состоять в том, чтобы его заметили и не отправили в папку «Спам».

Для начала стоит навести справки о компании, куда вы хотите отправить свое письмо. Вы должны обладать максимальной информацией о партнере. После того, как подробности о компании будут известны, можно начинать составление письма. Любому деловому человеку будет приятно, если в письме к нему обратятся лично, а не к коммерческому отделу фирмы, в которой он работает, к примеру. Обращение к адресату по имени продемонстрирует, прежде всего, ваше уважение к человеку и, конечно же, вызовет у него положительные эмоции, что просто не сможет не расположить его к вашей персоне. Ведь как можно начать разговор с потенциальным партнером о деловых предложениях, если вы не нашли времени для того, чтобы узнать о его фамилии, имени и отчестве.

Если вам не удалось разузнать имя адресата, ни в коем случае не пишите: «Ув. ген. директор!», «Ув. коммерч. дир. фирмы!». В деловом письме подобным сокращениям места нет. Такие слова, как «уважаемый», «господин», «начальник отдела» и т.д., нужно писать полностью. Иначе об уважении никакой речи быть не может.

Письмо должно иметь заголовок

Заголовок нужен для того, что бы кратко раскрыть содержание письма. Так получатель сможет без проблем обработать и отсортировать письмо. В любую официальную организацию каждый день приходят десятки писем по совершенно разным вопросам. Поэтому нет вероятности, что на ваше письмо обратят внимание. Поэтому, если ваш заголовок будет содержать полезную информацию, то это может заинтересовать потенциального партнера. Теперь понимаете, почему важно правильно писать служебные письма?

Как произвести хорошее впечатление

Попробуйте добавить в письмо вступление, которое будет выражать комплимент к адресату. Например, то, как вы были бы рады иметь честь сотрудничать с такой хорошей фирмой.

Чего стоит избегать

Откажитесь от директивных фраз

Вместо фразы «Если вы заинтересованы в нашем предложении, то вам следует связаться со мной по телефону…» лучше напишите «Для обсуждения предложения у вас есть возможность связаться с нами по телефону…». Директивная фраза может психологически настроить человека против вас. Такая фраза может показать адресату вашу неуверенность в себе и высокомерие. А если Вы пишите рекомендательное письмо, правильно будет именно "предлагать", а не навязывать, чтобы не создалось впечатление, что Вы давите, это никому не понравится.

Выбирайте правильные глаголы

Используйте глаголы совершенного вида. Например, создали, выполнили, сделали, разработали, увеличили и т.д. Но такие глаголы, как выполняем, участвуем, работаем, производим, не говорят о достижении результатов. Это сложно учесть в написании иноязычных писем, поэтому поинтересуйтесь заранее правилами того или иного языка, чтобы знать, например, как правильно написать английское письмо.

Используйте фирменный бланк

Использование фирменного бланка необходимо даже если вы отправляете письмо по электронной почте. Что такое фирменный бланк? На фирменном бланке должно быть указано название вашей фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы и подпись руководителя. Этот момент важен в правильном написании гарантийного письма, ведь Вы таким образом показываете, что открыты и отвечаете за свою фирму.

Отправьте письмо по почте

При отправке делового письма лучше отказаться от факса и e-mail. Идеальным вариантом будет отправить курьера с письмом, чтобы тот вручил его лично руководителю в руки. Поэтому обязательно позаботьтесь о фирменном конверте. Кстати, если Вы отправляете документы для получения какой-либо должности, не поленитесь узнать, как правильно писать сопроводительное письмо, работодатель это оценит.

Как правильно писать письма личные

Личным письмом может стать письмо другу или близкому человеку, письмо на английском языке товарищу по переписке за рубежом, любовное письмо или электронное письмо в социальной сети. Адресат всегда обрадуется вашему письму, если оно будет написано правильно и интересно. Общаясь по переписке можно употребить теплые слова, которые часто стеснялись сказать своим близким при разговоре. Личные письма писать намного легче, чем официальные, но это не значит, что не надо знать, как правильно писать письмо другу или любимому человеку.

Уважайте адресата

Если вы отправляете письмо почтой, то не используйте для текста клочок бумаги, вырванный из тетради. Отдайте предпочтение бумаге хорошего качества. И не забудьте правильно написать адрес !

Основные правила

Письмо должно начинаться с обращения. Обращение разместите на середине строки. Главный текст пишется ниже обращения на 2 см с отступом на такое же расстояние от левого края листа. Постарайтесь выдержать это расстояние во всем письме. Если лист закончился, то возьмите второй чистый лист бумаги. Не исписывайте обе стороны листа!

Избегайте исправлений

Помните, что зачеркнутые строки или исправления могут придать вашему письму крайне неряшливый вид. Поэтому для начала стоит не полениться и написать черновик.

Оформление

Текст письма должен быть разборчивым и не очень мелким. На протяжении всего письма используйте одну и ту же пасту или чернила. В конце обязательно оставьте свою подпись. После подписи, если есть в этом необходимость, поместите постскриптум (P.S.). Письма складывают текстом внутрь!

После написания письма

Не стоит писать письмо в плохом настроении. Если же негативные эмоции уже оказались на бумаге, не отправляйте это письмо. Лучше перепишите его на следующий день. Ведь правильно написать любовное письмо, значит доставить адресату приятные положительные эмоции, а не испортить его настроение негативными высказываниями.