Verslo el. pašto šablonai. Kaip parašyti laišką organizacijai

Laiškai buvo rašomi nuo neatmenamų laikų ir rašomi iki šiol. Jie tarnauja kaip bendravimo tarp žmonių įrankis, padedantis suprantamai nusakyti pašnekovo esmę, dėl kurios ir buvo rašoma. Šiame straipsnyje mes apsvarstysime keletą verslo korespondencijos tipų ir išmoksime taisyklingai rašyti verslo laiškus.

Norėdami teisingai sudaryti bet kokį verslo laišką, turite mokėti aiškiai išdėstyti jo esmę ir teisingai susisteminti. Verslo korespondencija vykdoma pagal įmonės patvirtintas formas su savo logotipu ir adresu. Viršutiniame dešiniajame kampe užpildoma antraštė, kurią sudaro gavėjos įmonės vadovo pareigos ir vardas. Antraštės pabaigoje rašoma trumpa informacija apie siuntėją. Kitas žingsnis rašant laišką yra apeliacijos rašymas. Tai gali skambėti skirtingai, priklausomai nuo adresato pažinimo laipsnio. Jei pažįstate jį asmeniškai, galite kreiptis į jį taip: „Gerbiamas Sergejau Jurjevičiau! Jei adresatas yra nepažįstamas asmuo, kreipimasis gali atrodyti taip: „Gerbiamas pone Ivanovai!“. Reikia turėti omenyje, kad tokiais atvejais nepriimtina žodžio mister trumpinimas arba inicialai vietoj pavardės ir vardo. Preambulės užduotis yra glausta forma perteikti laiško esmę. Dažniausiai jį sudaro viena pastraipa. Perskaitęs preambulę, gavėjas jau turėtų trumpai suprasti laiško turinį. Po jo prasideda pagrindinis tekstas, kurį sudaro kelios pastraipos. Tekste turi būti glaustai išdėstytos jūsų mintys apie situaciją. Pageidautina, kad pagrindinis tekstas neviršytų keturių pastraipų. Laiškas turėtų baigtis išvada, kurioje trumpai apibendrinami laiško rezultatai, įrašoma data ir parašas, nurodant siuntėjo vardą ir pavardę bei pareigas. Priklausomai nuo kreipimosi rašymo priežasties, kartais tikslinga jį užbaigti žodžiais: „Pagarbiai!“, „Su viltimi tolesniam bendradarbiavimui“ ir kt. Vienas iš įprastų verslo laiškų rūšių yra garantinis raštas. Pagrindiniame jo tekste autorius garantuoja vieno ar kito pažado įvykdymą, skelbia garantijų įvykdymo terminą ir nustato netesybų dydį, kurią jis turės sumokėti pažeidęs garantinius įsipareigojimus.

Galima parsisiųsti čia.

Padėkos raštai taip pat viena iš verslo rūšių, bet jau iš asmeninių kategorijos. Jie gali būti išrašomi ant įmonės firminio blanko arba sveikinimo atviruko. Pagrindiniame tekste turėtų būti sveikinimai adresatui, nurodant įvykį, dėl kurio buvo parašytas laiškas, ir išvardijant išskirtinius gavėjo nuopelnus.

Mūsų svetainėje.

Rekomendaciniai raštai dažniausiai surašomi įmonės darbuotojui vadovo vardu. Juose pateikiama informacija apie geriausias darbuotojo savybes, jo nuopelnus ir pasiekimus. Dažniausiai tokiais laiškais buvęs darbdavys yra pasirengęs laiduoti už savo darbuotoją būsimam darbdaviui.

Atsisiųskite čia.

Verslo korespondenciją turi vesti ne tik organizacijos. Ieškant darbo reikia laikytis ir dalykinio etiketo. Pareiškėjas turi mokėti teisingai sudaryti gyvenimo aprašymą ir lydraštį, kuriame trumpa forma surašytas kreipimasis į darbdavį, nurodytas informacijos apie norimą laisvą darbo vietą šaltinis, pretendento vardas ir pavardė bei jo telefono numeris.

Rašant laišką dažnai pagrindiniai sunkumai yra jo pradžia ir pabaiga. Pastaruoju atveju straipsnis jums padės. Na, mes kalbėsime apie tai, kaip pradėti laišką šiame straipsnyje.

Kaip pradėti rašyti laišką

Oficialūs ir dalykiniai laiškai

Jei laikotės pripažintos terminijos, verslo laiškai priskiriami oficialiems. Oficiali korespondencija, be dalykinių, apima ir diplomatinę bei administracinę. Tiesa, dažniausiai žmonės, turėdami omenyje administracinius raštus, juos vadina oficialiais, nors „oficialus raštas“, žinoma, yra bendresnis terminas.

Oficialaus laiško pradžia

Čia kalbėsime apie kelių rūšių administracinius raštus.

Peticijos laiškas (taip pat ir skundo laiškas). Čia tinka tokie posakiai kaip: „Prašau jūsų atkreipti dėmesį į ...“, „Atkreipiu jūsų dėmesį ...“ ir kt. O parašyti reikia iškart po kreipimosi.
Apeliacinis laiškas. Tokių laiškų pradžioje dažniausiai vartojamos tokios frazės kaip: „Noriu jus informuoti, kad...“, „Privalau atkreipti jūsų dėmesį į štai ką...“.
Atsakymo laiškas. Rašoma atsakant į prašymą ar pasiūlymą. Įprasta jį pradėti tokiomis frazėmis, kaip, pavyzdžiui: „Ačiū už laišką ...“, „Atsakymas į jūsų laišką nuo ...“, „Pagal jūsų prašymą (mūsų sutartis ir kt.) . ..“.

Reikėtų nepamiršti, kad tam tikri posakiai turi būti parinkti pagal pasirinktą laiško toną ir turinį. Taigi, jei tai yra prašymas, tada frazė „atkreipiu jūsų dėmesį ...“ atrodys netinkama, tačiau „prašau jūsų atkreipti dėmesį į ...“ pravers. Kai kalbama apie pareigūną, įvardį „tu“ įprasta rašyti didžiąja raide. Ir dar vienas mažas patarimas: laiško pradžiai naudokite tik vieną frazę (tokiu pačiu stiliumi kaip ir aukščiau), o tada iškart pereikite prie laiško esmės.

Verslo laiško pradžia

Verslo bendravimo stilių galima pavadinti pusiau oficialiu, tai yra, čia leidžiamos tam tikros „laisvės“. Taigi verslo laiške, prieš pereinant prie pagrindinės temos, galite mandagiai pasiteirauti, kaip sekasi jūsų partneriui. Jei tai pirmoji raidė, tai, žinoma, ji turėtų būti rašoma griežčiau. Verslo laiškus taip pat galima suskirstyti į keletą tipų.

Užklausa. Tokiame laiške adresatas informuojamas apie norą sudaryti sutartį ar sandorį, nurodoma bendradarbiavimo detalė. Tokį laišką galite pradėti tokiomis frazėmis: „Siūlome jums bendradarbiauti...“ „Norėčiau patikslinti kai kurias mūsų naujausio sandorio detales“ ir kt.
Atsakymo laiškas. Tai laiškas, kuriame pateikiate informaciją, kurios paprašė jūsų partneris. Čia tinka šios frazės: „Atsakydami į Jūsų ... laišką (nurodyta data) informuojame, kad...“ arba kiek mažiau formaliai: „Siunčiu duomenis, apie kuriuos manęs paklausėte... “.
Informacinis paštas. Šie laiškai rašomi tada, kai reikia pateikti bet kokią informaciją, kuri gali būti įdomi jūsų partneriams. Tai gali būti, pavyzdžiui, pranešimas apie artimiausiu metu vyksiančią parodą arba pranešimas, kad atkeliavo pirkėją dominančios prekės. Norint pradėti tokį laišką, gana tinka frazės: „Skubu pranešti, kad ...“, „Norime jus pakviesti ...“ ir kt.

Laiško pradžia anglų kalba

Bendraujant su angliškai kalbančiais pašnekovais, jei rašomas atsakomasis laiškas, pirmiausia įprasta padėkoti adresatui už laišką su tokia fraze: „Ačiū už laišką / el. laišką ...“ („Ačiū už jūsų laišką“). laiškas...“). Jei bendravimo tonas pakankamai sausas, galite naudoti frazę: „Atsakyme (atsakyme) į jūsų laišką ...“ („Atsakyme į jūsų laišką ...“).

Pradėdami bendrauti, po kreipimosi parašykite: „Džiaugiuosi galėdamas jums pranešti...“ („Džiaugiuosi galėdamas jums pranešti...“) arba „Noriu jums pranešti, kad...“ („Noriu jus informuoti“). kad...“).

Pradėti laišką mylimam žmogui

Jeigu rašote atsakymo laišką, tuomet po kreipimosi pirmiausia turėtumėte atsakyti į klausimus, kuriuos savo laiške uždavė Jūsų mylimasis: visada laukiame artimųjų atsakymo į mums rūpimus klausimus. Jei žinote apie problemas, kurios vargina jūsų sielos draugą, turėtumėte pradėti laišką nuo klausimų apie jas, o tada parašyti apie save.

Verslo laiškas yra jūsų oficialus atstovas. Be turinio, labai svarbu tinkamai suformatuoti verslo laišką, kaip žinia, „susipažinkite pagal drabužius“. Apsvarstykite verslo laiško rašymo tvarką.

Forma

Verslo laiškas turi būti ant oficialaus organizacijos firminio blanko. Formos antraštėse turi būti ši informacija:

organizacijos pavadinimas;
fizinis organizacijos adresas;
telefonas ir faksas;
svetainę ir el.

Taip pat formoje gali atsispindėti organizacijos detalės ir jos logotipas.

Visos šios informacijos buvimas leidžia adresatui greitai sužinoti siuntėją ir išsiųsti atsakymo laišką teisingu adresu.

laukai

Verslo laiške turi būti paraštės: kairėje – apie tris centimetrus, dešinėje – apie pusantro. Rekomenduojame naudoti standartines Microsoft Word formas. Laukeliai reikalingi galimiems užrašams, kuriuos pasiims adresatas, taip pat laiškui paduoti į archyvo aplanką.

Registracijos numeris

Jūsų patogumui būtinas laiško registracijos numeris, kuriame nurodyta data, kada laišką pasirašė vadovas. Pavyzdžiui, nusprendėte išsiųsti laišką kitai organizacijai ir nepriskyrėte jam datos ir numerio. Ir jei ši įmonė per dieną gauna kelis tūkstančius laiškų, kaip seksite savo žinutės likimą? Paprastai ieškoma pagal datą ir numerį. Tai ypač pasakytina apie valdžios institucijas. Atsakymo laiške, be savo siunčiamo numerio, taip pat turi būti informacija apie gaunamo laiško, į kurį jis yra atsakymas, numerį. Registracijos numeris dedamas viršutiniame kairiajame laiško kampe. Natūralu, kad bet kurioje organizacijoje gaunami ir siunčiami laiškai turi būti tiksliai registruojami.

Pavyzdys:

Nuoroda 546 2008-07-28 prie įvesties. 2008-07-25 Nr.321

Laiško antraštė

Laiško, kuriame yra kreipimasis į adresatą, antraštė dedama iškart po registracijos numeriu ir paprastai surašoma taip: viršutiniame dešiniajame laiško kampe rašoma adresato pareigos ir vardas, pavardė. Tiesioginis kreipimasis rašomas raidės centre ir baigiamas šauktuku. Antraštė gali būti paryškinta.

Pavyzdys:

generaliniam direktoriui
Dawn LLC
Miloslavskis P.N.

Gerbiamas Pavelas Nikolajevičiau!

Šriftas

Laiško šriftas iš esmės turi įtakos adresato suvokimui. Šriftas neturi būti per mažas ar per didelis. Tuo pačiu metu jis turėtų būti vienodas visame laiške. Įprasta praktika yra naudoti 12 taškų Times New Roman su vienos eilutės tarpu. Bet jei žinote, kad gavėjas silpnai mato, pasirūpinkite – padidinkite laiško šriftą.

Į asmeninio verslo susirašinėjimo (kvietimų, sveikinimų, užuojautos ir kt.) šrifto pasirinkimą galima žiūrėti kūrybiškiau.

Lapų numeracija

Lapų numeracija ypač svarbi raidėms, didesnėms nei 2 puslapiai, o ypač toms, kuriose yra priedų. Sunumeruojant lapus „Microsoft Word“ teksto rengyklėje, rekomenduojame naudoti „Antraštės ir poraštės“ – „Įterpti automatinį tekstą“ – „Pg. Ne visko“. Tai leis adresatui teisingai įvertinti bendrą laiško apimtį ir nesupainioti jo puslapių sekos.

Numeravimas yra apatiniame dešiniajame lapo kampe.

Menininko informacija

Informacija apie rangovą turi būti pateikta visuose verslo laiškuose, kuriuos pasirašo aukščiausi įmonės vadovai ir padalinių vadovai. Tai leis adresatui greitai surasti konkretų specialistą, atsakingą už problemos sprendimą siunčiančioje įmonėje.

Informacijoje apie atlikėją turėtų būti nurodytas visas jo vardas (geriausia – visas, nes priešingu atveju jūsų sandorio šaliai bus sunku pradėti pokalbį telefonu, kurio gali prireikti norint sužinoti papildomą informaciją) ir kontaktinis telefono numeris – darbo ar mobiliojo ryšio. Taip pat pageidautina nurodyti el. pašto adresą.

Informacija apie atlikėją rašoma pačioje laiško pabaigoje po parašu. Jo šrifto dydis turi būti vienu ar dviem vienetais mažesnis už laiško pagrindinio teksto šriftą.

Programos

Jei laiške yra priedų, jie surašomi ant atskirų lapų. Tokiu atveju lapų numeracija gali būti bendra visam dokumentui arba atskira pagrindinei raidei ir kiekvienai programai. Informacija apie priedus turi būti pateikta pagrindinio laiško turinyje prieš pasirašant.

Pavyzdys:

Prie šio laiško pridedami 2 dokumentai ant 3 lapų:
1. atliktų darbų priėmimo aktą dviem egzemplioriais;
2. sąskaitos faktūros.

Pagarbiai, Vasiljeva N.K., baldų gamyklos „Bolševička“ vyriausioji buhalterė

verslo dokumentas- pagrindinės valdymo veiklos vykdymo, informacijos fiksavimo ir perdavimo priemonės. Dokumento pagalba vykdomas verslo veiklos koordinavimas, taip pat kaupiama informacija. Didelėje organizacijoje dažniausiai sudaromos instrukcijos, kuriose nurodoma, kas oficialiai rašo dokumentus, kas kam ir kokiais atvejais atsiskaito, kas kam perduoda informaciją ir t.t. Vienas iš svarbiausių informacijos perdavimo formalizavimo būdų yra standartinės formos (blankai). Formos privalumas – ją pildančiam žmogui nereikia galvoti, kada, kaip ir kokią informaciją tokiu atveju reikia pranešti; tai sutaupo daug laiko.

Korespondencijos dalis verslo gyvenime yra labai didelė.

Teisingai sudarytas atitinka šiuos reikalavimus:

pateikimo patikimumas ir objektyvumas;
informacijos išsamumas;
pristatymo trumpumas (verslo laiškas turi apimti ne daugiau kaip puslapį);
samprotavimo ir pasakojimo trūkumas;
neutralus pateikimo tonas, bet kartu ir geranoriškumas, grubumo ir ironijos trūkumas, pretenzingumas, netikras mandagumas;
loginio, o ne emociškai išraiškingo situacijos ir faktų vertinimo priemonių naudojimas.

Yra keletas verslo laiškų tipų. Taigi į laiškus, kuriuose yra įspėjimas, priminimas, kvietimas, patvirtinimas, atsisakymas, lydraščiai, garantija, informacija, įspėjimo laiškai ir įsakymas, nebūtinas atsakymas raštu. Atsakymas turi būti parašytas į laišką su prašymu, apeliacija, pasiūlymu, prašymu, reikalavimu.

verslo rašymo etika

Verslo laiško autoriaus nepagarbą, net jei jis yra užmaskuotas, adresatas visada jaučia, o tai formuoja nuolatinį neigiamą požiūrį į laišką ir jo autorių, nepaisant iš pažiūros nepriekaištingų žinutės įtikinėjimo metodų.

Ypač atsargiai turite kreiptis į laišką, kuriame yra atsisakymas. Jūs negalite pradėti tokio laiško atsisakymo pareiškimu. Pirmas žingsnis – pateikti įtikinamus paaiškinimus. Naudokite šias formules: „Jūsų prašymas negali būti patenkintas dėl šių priežasčių...“; „Deja, jūsų prašymo patenkinti neįmanoma...“; „Labai atsiprašome, bet negalime patenkinti jūsų prašymo...“ ir kt. Šios formulės vieta yra paskutinėje laiško pastraipoje. Kartu reikia atsiminti taisyklę: „Formuluodami atsisakymą saugokitės, kad neprarastumėte draugo ar kliento“.

Štai apytikslis atsakymo laiško, kuriame atsisakoma patenkinti užklausą arba atmetamas pasiūlymas, planas:

prašymo kartojimas – adresatas turi būti tikras, kad jo laiškas yra atidžiai perskaitytas ir jo prašymo esmė tiksliai suprasta;
priežastys, dėl kurių prašymas negali būti patenkintas arba kodėl pasiūlymas negali būti priimtas - racionalus ir psichologinis adresato pasirengimas vėlesniam atsisakymui;
pasiūlymo atmetimo arba atmetimo pareiškimas – atsisakymo formulė.

Verslo rašymo kalba

Akademikas D.S. Lichačiovas, puikus rusų kalbos žinovas, savo jauniesiems kolegoms atmintinėje „Apie gerą mokslinio darbo kalbą“ rašė: „Geros kalbos skaitytojas nepastebi. Skaitytojas turėtų pastebėti tik mintį, bet ne kalbą, kuria mintis reiškiama.

Užtikrintai rašymo įgūdžiai įmanomi su ilgamete patirtimi. Iš pradžių patartina pasinaudoti praktiniais ekspertų patarimais:

reikėtų rinktis paprastus žodžius, bet neskurdinti kalbos;
vartokite daugiau veiksmažodžių nei būdvardžių: taip tekstas pasirodys dinamiškas ir kartu nepompastiškas;
nepradėkite nuo toli, nenukrypkite nuo temos, neaprašykite daug smulkmenų;
venkite ilgų teiginių: jie neįtikinami, todėl būkite trumpi, vartokite kuo mažiau šalutinių sakinių;
perėjimas nuo vienos frazės prie kitos turėtų būti logiškas ir natūralus, „nepastebimas“;
patikrinkite kiekvieną parašytą frazę iš klausos;
vartokite mažiausiai įvardžių, kurie verčia susimąstyti, ką jie reiškia, kokį žodį „pakeitė“ (rašyk konkrečiai, o ne „apie tai“, „tą“, „ji / tai / jie“ ir t. t.).

Verslo laiškas turi būti raštingas ir stilistiškai patikrintas.

Verslo laiško formatavimas

Oficialus laiškas visada rašomas ant organizacijos firminio blanko.

Išsiunčiamo laiško (tai yra siunčiamo iš organizacijos) viršutiniame kairiajame kampe nurodomas siunčiamas numeris, kuris įrašomas organizacijos dokumentų registravimo žurnale. Būtina nurodyti laiško parašymo datą. Viršutiniame dešiniajame kampe nurodomas organizacijos pavadinimas (vardine kalba), adresato pareigos ir pavardė. Apatiniame kairiajame kampe dedamos galvos pareigos, pavardė ir parašas, o 2 cm žemiau - laiško vykdytojo pavardė (be inicialų) ir jo telefono numeris.

Iš esmės ir vizualiai laiško turinys susideda iš nuodėmių blokų: apie laiško formulę – kokia prašymo esmė; o prašymo pagrindimas; apie pagalbinę informaciją.

Atsakymo laiške būtinai mandagiai nurodykite paskutinį jo laišką. Jei šiuo laišku pradedamas susirašinėjimas su užsienio partneriu, reikia pristatyti organizaciją, aprašyti jos paskirtį ir uždavinius tarptautinės veiklos srityje. Ši laiško dalis itin trumpa, nes pagrindinę informaciją apie organizaciją turėtų suteikti prie laiško pridėta knygelė (nuoroda į kurią laiške yra privaloma). Tokį laišką reikėtų užbaigti dėkingumu už bendradarbiavimą ir (arba) išreiškiant viltį tokiam ateityje. Įrodyta formulė yra „Pagarbiai jūsų (jūsų vardas)“.

Geram rašymui reikalingas didelis žodynas ir gebėjimas juos sujungti, todėl reikia sistemingai ir atidžiai skaityti grožinę ir mokslinę literatūrą. Be nuolatinio maitinimosi humanitarinėmis žiniomis, visaverčio vadovo nebus. Tokią išvadą padarė žymus vadybos specialistas Lee Iacocca: „Po metų, kai mano vaikai klausinėjo, ką studijuoti, mano nuolatinis patarimas buvo, kad jiems reikia įgyti gerą laisvųjų menų išsilavinimą... Svarbiausia yra pakloti tvirtas literatūros žinių pagrindas, gerai įsisavinti žodinę ir rašytinę kalbą.

Sveiki dar kartą, mano mieli tinklaraščio prenumeratoriai ir svečiai. Kaip vertinate oficialius dokumentus? Ar jums patinka juos pildyti? Drįstu manyti, kad dauguma jūsų atsakys neigiamai.

Laiškas turi būti perskaitytas

Akivaizdu, kad oficialūs laiškai yra dokumentai, sudaryti naudojant tam tikrą pavyzdį, kartais specialioje formoje. Bent kartą gyvenime kiekvienas iš jūsų padarėte tokius dokumentus. Tai gali būti aiškinamasis raštas, pareiškimas, padėkos raštas, garantinis raštas, skundas ir kt. Todėl esate susipažinę su tokio pranešimo išdavimo tvarka.

pagrindinis tikslas verslo laiškas – informacijos perdavimas adresatui nepakitusia forma. Jei rašote padėkos laišką, būtinai nurodykite priežastį, kurią jums padėjo išspręsti tas ar kitas žmogus. Nepamirškite įtraukti jo pavardės ir inicialų. Laiškas, išsiųstas į tuštumą, niekada nebus perskaitytas, todėl nepamirškite nurodyti gavėjo, o geriausia – siuntėjo adresų.

Atkreipkite dėmesį į tai, kaip el. laiškai siunčiami el. paštu:

spaudžiate mygtuką „Rašyti laišką“;
parašyti žinutę;
užpildykite gavėjo adreso eilutę;
spustelėkite mygtuką „Pateikti“.

Žinoma, veiksmų seką galima keisti (pirmiausia užpildykite adreso eilutę, tada sukurkite laišką), tačiau paskutinis veiksmas visada bus siuntimas. Ar sutinki? Dabar pasakykite man: "Ar galima išsiųsti žinutę, jei nėra el. pašto adreso?". Natūralu, kad ne. Todėl būtinai išsiaiškinkite, prisiminkite, užsirašykite duomenis, kurių dėka bet kada galėsite susisiekti su jums svarbiu asmeniu.

Nepamirškite atsistoti į savo žinutės gavėjo vietą. Taigi galite pastebėti klaidas, kurias padarėte kurdami, pataisyti pačią žinutę, ištrinti dvejopą reikšmę turinčius žodžius ir pan. Kaip manote, ar malonu adresatui atidaryti voką, atsispausdinti laišką ir pamatyti, kad ši žinutė skirta jam asmeniškai. Kaip jis tai supranta? Paprasčiausiai: bet koks laiškas turi prasidėti kreipimu ir sveikinimu (tai leidžia siuntėjui savyje surasti gavėją).

Jei dėl kokių nors priežasčių nepavyko sužinoti asmens vardo ir pavardės, pakeiskite juos kitais: pone, direktoriumi, gerbiamas ir kt. Šių žodžių jokiu būdu negalima sutrumpinti. Priešingu atveju žinutės autorius atskleidžia savo nepasitenkinimą, pyktį ir kitus neigiamus charakterio bruožus. Todėl neverta kalbėti apie gavėjo polinkį į bendravimą ir informacijos suvokimą.

Iš karto pasakysiu, kad net aš į savo elektroninį paštą gaunu jūrą abejotino pobūdžio laiškų, todėl atidžiai stebiu jų turinį. Kai atidarau gautą laišką, stengiuosi jį perskaityti, kad įvertinčiau jo svarbą. Ar jūs darote tą patį? Laukdami specialaus el. laiško galite valandų valandas tyrinėti gautus pranešimus, o kodėl gi neišmokus jų greitai nuskaityti?

Siunčiamoje žinutėje turi būti pavadinimas (elektroninėje formoje, reikia nurodyti temą). Toks paprastas formalumas leidžia gavėjui įvertinti pranešimo svarbą. O jei toks daiktas pateko į didelės organizacijos platinimo centrą, tuomet jį galima ramiai, be nereikalingų rūpesčių išsiųsti gavėjui. Ar norite, kad jūsų žinutė kuo greičiau pasiektų gavėją?

Laiško formatas ir turinys

Dabar žinote, kaip užtikrinti, kad jūsų laiškas adresatą pasiektų per trumpiausią įmanomą laiką:

žinoti jo adresą;
nurodyti pranešimo temą;
laišką pradėkite sveikinimu skaitytojui.

Tačiau tai dar ne visos verslo laiškų kūrimo ypatybės. Didelį vaidmenį atlieka: pateikimo stilius, informacijos pateikimo būdas, tokių dokumentų apipavidalinimas ir kt. Toliau išsiaiškinkime, kaip įsitikinti, kad gavėjas nesiunčia laiško į Spam aplanką atvirose el. pašto erdvėse ir neišmes jūsų žinutės į šiukšliadėžę.

Pirmas kas turėtų būti – pasisveikinimas ir kreipimasis į adresatą. Atkreipkite dėmesį, kad būtų malonu išlaisvinti skaitytoją. Tam pakanka pradėti nuo komplimentų, pastebėti jo darbo krūvį ir pan. Sudarykite savo žinutę taip, kad gavėjas sutiktų su kiekvienu jo žodžiu, nes tokiu atveju jį bus gana paprasta privesti prie sandorio.

Paskutinis komentaras turbūt pats svarbiausias. Tai taikoma žodžių, frazių ir posakių, kurie yra dviprasmiški, vartojimui. Reikalas tas, kad siuntėjas negali patekti į adresato galvą ir sužinoti jo sąmoningumo lygio. Būtent todėl prieš siunčiant žinutę reikia ją kelis kartus perskaityti ir, jei reikia, pataisyti pašalinant dvigubą teiginių reikšmę.

Oficialaus laiško struktūra

Oficialūs laiškai daromi ant specialių blankų, kuriuose jau yra keletas brėžinių. Viršutinėje formos dalyje (dešiniajame kampe) būtinai yra „antraštė“, kurioje yra visas rekvizitas (gavėjo pavardė ir inicialai, įmonės adresas, telefono numeris, skyriaus pavadinimas, herbas ar įmonės simboliai ir kt.). ). Atkreipkite dėmesį, kad kuo aiškiau užpildyti visi stulpeliai, tuo didesnė tikimybė, kad pranešimas bus pristatytas ir perskaitytas.

Jei yra keli adresatai, jų vardai turi būti išvardyti hierarchijos tvarka nuo aukštesnės pareigos iki pavaldinių. Tai taisyklė, kurios nevalia pažeisti. Kadangi viršutiniame kairiajame kampe liko vietos, ten pažymimas siuntėjas (jų inicialai ir data) ir gavėjas (tas pats).

Kaip žinote, verslo laiškas, kaip ir mokyklinis rašinys, turi būti 3 skyriai: įvadas, pagrindinė dalis ir išvada. Tai va, perskaitęs pirmąją dalį adresatas galės padaryti išvadą, kad ši žinutė skubi, arba galima truputį palaukti, kol ją studijuoja. Atkreipkite dėmesį, kad įvadas yra parašytas elektroninei versijai, kaip priedas prie programos. Todėl, norint teisingai jį sudaryti, jums reikia:

palikti žinutę ir sveikinimą;
pabrėžti dalį komplimentų;
Trumpai paaiškinkite prašymo priežastį.

Svarbus medžiagos pateikimo veiksnys yra pateikimo būdas, informacijos pateikimo išsamumas ir sąžiningumas (jokiu būdu neapgaudinėti adresato). Atsiminkite, kad skaitydamas Jūsų kreipimąsi gavėjas turi pateikti tai, kas aprašyta, todėl prireiks detalių, tačiau nepamirškite jų pagrįsti papildomais faktais, datomis ir pan.

Atkreipkite dėmesį į kalbos ir medžiagos pateikimo stilių. Jei tai oficialus dokumentas, tada laiškas parašytas dalykiniu stiliumi. Verta spėti, kad tokių laiškų adresatas gauna labai daug, ir jam neužteks laiko su kiekvienu detaliau susipažinti. Todėl medžiaga turi būti pateikta trumpai, kompaktiškai, be nereikalingų perdėjimų ir spalvų. Tik tokiu atveju galite tikėtis greito adresato atsakymo.

Apibendrinant, jūs turite nurodyti savo norą (kartais su prašymu), kad apibendrintumėte kai kuriuos iš aukščiau išvardytų dalykų. Pasirodo, kad perskaičius šią oficialaus laiško dalį adresatas turėtų pamatyti Jūsų pasiūlymą dėl išeities iš esamos situacijos (problemos). Jis gali tik su tuo sutikti arba pasirinkti savo variantą.

Oficialus laiškas baigiamas privalomu parašu ir surašymo data. Tai galite pastebėti išnagrinėję kelis oficialių laiškų pavyzdžius.

Prieš siųsdami būtinai dar kartą perskaitykite užpildytą dokumentą, patikrinkite rekvizitų atitikimą, žinutės teisingumą. Nepamirškite įvertinti pristatymo raštingumo, kokiu šriftu atspausdintas tekstas (ar patogu skaityti) ir pan.

Tai viskas. Pasirodo, parašyti oficialų dokumentą nėra taip sunku. Norėdami tai padaryti, pakanka užpildyti reikiamą formą, kurioje tam tikros charakteristikos jau taikomos, pagal aukščiau aprašytas taisykles ir išsiųsti adresatui. Jei turite klausimų, atsakymus į juos galite gauti paskelbę juos „komentarų“ skiltyje.

Ar jau papasakojote savo draugams ir pažįstamiems, kaip teisingai surašyti oficialius dokumentus? Jei ne, pasidalykite su jais šios apžvalgos nuoroda. Norėdami tai padaryti, turite spustelėti socialinių tinklų, kuriuose esate užsiregistravę, mygtukus ir sutikti pridėti informaciją savo asmeniniame puslapyje. Atlikę šias manipuliacijas leisite žmonėms pamatyti šią apžvalgą, ją perskaityti ir išmokti teisingai užpildyti visų rūšių dokumentus.

Aš su tavimi neatsisveikinu, bet sakau: „Sudie“. Man bus malonu vėl matyti jus kaip mano kūrybos informacijos verslo skaitytojus. Tikiuosi, kad mano atsiliepimai įkvėps jus eksploatuoti ir padės gauti naudingos informacijos.

Pagarbiai Elena Izotova.