gimdymas 

Oficialus laiškas vadovui. Laiškus ruošiame pagal svečią

Verslininkas turi aktyviai susirašinėti tiek su pareigūnais (pavyzdžiui, valstybės įstaigų atstovais), tiek su „pusiau oficialiais“ - partneriais, rangovais, laisvai samdomais specialistais ir pan. Rašytinio bendravimo įgūdis lavinamas gana greitai, tačiau iš pradžių galite padaryti daug klaidų ir padaryti ne patį maloniausią įspūdį savo adresatams. Šiame straipsnyje kalbėsime apie įprastų verslo laiškų (popierinių) ir elektroninių pranešimų rašymo ypatybes.

Firminiai blankai ir maketas

Būtinai naudokite įmonės firminį blanką. Tai visada daro įspūdį ir padidina „pašnekovų“ lojalumą. Formų tipas, jų pildymo normos ir dizaino elementai turi būti fiksuoti organizacijos užsakyme (arba raštinės darbo instrukcijose). Pagrindinius verslo laiškų formų reikalavimus rasite GOST 2003 „Reikalavimai popierizmui“.

Pageidautina „išspausti“ pagrindinę informaciją apie įmonę į formą:

  • vardas (ir sutrumpintas pavadinimas);
  • faktiniai ir pašto adresai;
  • Elektroninio pašto adresas;
  • Kontaktiniai telefono numeriai;
  • Tinklalapio adresas.

Tai nėra privalomų duomenų sąrašas, o tik orientacinis sąrašas. Galite pridėti arba pašalinti, kaip norite.

Bendrieji laiško rašymo reikalavimai yra šie:

  • minimali įtrauka - 10 mm dešinėje ir 20 mm kairėje, viršuje ir apačioje;
  • jei raidė parašyta ant dviejų ar daugiau lapų, kiekvienas iš jų turi būti sunumeruotas per vidurį nuo viršaus;
  • kiekviena paraiška numeruojama atskirai;
  • viršutiniame kairiajame kampe nurodomas išsiunčiamas laiško numeris (nepamirškite jo pataisyti dokumentų registravimo žurnale);
  • viršutiniame dešiniajame kampe nurodomas organizacijos pavadinimas, adresato pareigos ir jo pavardė su inicialais;
  • apatiniame kairiajame kampe - jūsų pareigos, pavardė su inicialais ir parašu;
  • apačioje būtinai parašykite laiško parašymo datą.

Tačiau GOST 2003 leidžia naudoti formas ne tik su kampiniu, bet ir su išilginiu detalių išdėstymu (kai jos nurodytos centre). Kampinis išdėstymas atrodo labiau pažįstamas ir lengviau skaitomas, todėl geriau pasirinkti šią parinktį.

Bendrosios rašymo taisyklės

Klasikinę verslo laiško teksto struktūrą sudaro trys elementai:

  • įžanginė dalis (trumpai nurodomos priežastys, kodėl rašomas laiškas, jo tikslas);
  • turinys (situacijos aprašymas, sprendimų pasiūlymas, išvadų ir rekomendacijų pateikimas);
  • apibendrinanti dalis (trumpa santrauka su aiškiai nurodyta, ko tikitės iš adresato).

Visada turėtumėte suprasti laiško rašymo tikslą. Ar norite pasiūlyti bendradarbiavimą? Pateikti skundą? Pakviesti į pristatymą ar kitą renginį? Rašykite tik apie tai ir nesiblaškykite dėl ilgų ginčų ir prielaidų, nesusijusių su byla.

Kiekvienas verslo laiškas turi turėti vieną konkretų tikslą. Jei jame paliečiate keletą klausimų, jie turėtų būti glaudžiai susiję. Jei reikia susisiekti su ta pačia organizacija keliomis skirtingomis temomis, geriau kiekvienai iš jų parašyti po atskirą laišką.

Rašymo kalba

Verslo korespondencijos stilius yra „lengvas“ oficialus reikalas. Galima ir reikia standartizuoti frazes, naudoti tam tikras klišes ir klišes, bet nerekomenduojama viso to perkelti į sausą biurokratiją. „Gyvoji“ kalba visada suvokiama lengvai ir palankiai. Žinoma, dalykinė rašytinė kalba turi atitikti etiketo normas (tai bus aptarta toliau), tačiau klausimo esmė turi būti išdėstyta aiškiai ir glaustai.

Keletas praktinių patarimų:

  • vartokite paprastus žodžius: „protingi“ terminai suvokiami prastai ir dažnai sukelia susierzinimą žmogui, kuris yra priverstas juos skaityti ir iššifruoti;
  • dažniau vartoti veiksmažodžius ir rečiau būdvardžius;
  • neskleiskite minčių palei medį - tik specifika ir tik tam tikros temos rėmuose, be daugybės smulkmenų ir nereikšmingų smulkmenų;
  • vengti ilgų teiginių, jei įmanoma, nevartoti dalyvių ir dalyvių;
  • rašyti konkrečiai: įvairūs „apie tai“, „jie/ji“ yra nepriimtini;
  • vengti loginių neatitikimų ir staigių perėjimų iš vieno semantinio bloko į kitą;
  • patikrink viską, kas parašyta iš ausies: kalbos klaidų pasitaiko beveik kiekviename neredaguotame tekste.

Viena pagrindinių verslo laiškų rašymo taisyklių sako: žinutė turi būti raštinga ir stilistiškai patikrinta.

Kreipimosi į adresatą ypatumai

Paprastai į adresatą kreipiamasi vieną kartą – laiško pradžioje. Tai galima padaryti trimis būdais.

  1. Jei į asmenį kreipiatės pirmą kartą (arba tarp jūsų ir adresato susiklostė grynai oficialūs santykiai), naudokite adresą, nurodantį tam tikrą atstumą. Pavyzdys: "Gerbiamas pone Ivanovai!".
  2. Jei kreipiatės į asmenį, su kuriuo jau seniai užmezgė pasitikėjimo kupinus verslo santykius, geriau vadink jį vardu ir patronimu. Pavyzdys: "gerbiama Jekaterina Leonidovna!".
  3. Kreipdamiesi kolektyviai, naudokite standartinę frazę „Gerbiami ponai!“.

Paskutinėje dalyje turite naudoti vadinamąją baigiamąją frazę. Čia yra daugiau parinkčių:

  • „Su pagarba“, „Pagarbiai jūsų“;
  • "Geriausi linkėjimai";
  • „Su viltimi tęsti bendradarbiavimą“;
  • „Mes visada džiaugiamės galėdami jums tarnauti“;
  • ir tt

Žodžiu, paskutinės frazės pasirinkimas – skonio reikalas.

verslo rašymo etika

Net ir užmaskuota panieka verslo laiške nelieka nepastebėta. Žinoma, tokiu atveju jau nebegalėsite tikėtis teigiamo ar bent jau tolygaus požiūrio į save. Išvada akivaizdi: nepasiduokite emocijoms ir laikykitės savyje, net jei adresatas jus tikrai įsiutina. Visada atkreipkite dėmesį į pranešimo toną.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas laiškui, kuriame yra atsisakymas. Be galo neprotinga pradėti tokią žinią viena ar kita forma kategorišku „ne“ – taip žmogus pajus, kad buvo tiesiog atsiųstas. Pirmiausia pabandykite pateikti įtikinamus (ne išgalvotus) paaiškinimus. Trumpai apibūdinus atsisakymo priežastis, reikėtų sklandžiai pereiti prie jo konstatavimo. Šiuo atveju gali būti naudojamos šios išraiškos:

  • „Deja, nematome galimybės patenkinti jūsų prašymą“;
  • „Jūsų prašymas negali būti patenkintas dėl šių priežasčių...“;
  • „Labai atsiprašome, bet turime atmesti jūsų pasiūlymą“.

Idealiu atveju dar prieš pateisindami atsisakymą – pačioje laiško pradžioje – turėtumėte trumpai pakartoti adresato prašymą. Jis supras, kad atidžiai perskaitėte jo prašymą ar pasiūlymą, ir tikrai tai įvertins. Galbūt ateityje vėl dirbsite kartu – kam iš karto transliuoti negatyvą ir atbaidyti žmogų perdėtu šiurkštumu?

Niekada neikite į kitą kraštutinumą. Glostymas ir daugybė nuoširdaus nusiteikimo patikinimų yra akivaizdūs nenuoširdumo požymiai. Nenuoširdumas visada sukelia atstūmimą.

Laiškų rašymas

Popieriniai pranešimai jau pasensta. Žinoma, „popierinė“ korespondencija visiškai neišnyks, tačiau po kelerių metų klasikinėmis formomis parašyti laiškai taps retenybe. Derybos vis dažniau vedamos elektroniniu būdu. Šiuolaikinis verslininkas dabar elektroniniu paštu siunčia daug daugiau laiškų nei paprastu paštu.

Verslo laiškai, siunčiami elektroniniu paštu, laikosi tų pačių bendrųjų taisyklių. Reikalavimai kalbai, stiliui ir tonui, etiketo laikymasis – visi šie privalomi elementai nesikeičia. Tačiau elektroniniai pranešimai turi savo specifinių savybių.

  1. Įsitikinkite, kad jūsų prisijungimas atrodo tvirtas arba bent jau tinkamas. [apsaugotas el. paštas]- Na, [apsaugotas el. paštas]- blogai.
  2. Labai svarbu visada užpildyti laukelį „Tema“. Nuo šios eilutės priklauso, ar žmogus atidarys gaunamą žinutę. Jei rašote nepažįstamam asmeniui, turėtumėte pabandyti sugalvoti įdomią antraštę. Tačiau nepersistenkite – temos „Skubu!!! Unikalus pasiūlymas, atidarykite dabar! sukelti tik norą greitai spustelėti krepšelio piktogramą viršuje. Pavadinimas turi būti sudarytas iš 3–5 žodžių ir atspindėti pranešimo turinį.
  3. Jei nesate susipažinę su adresatu, trumpai aprašykite, kas esate, kaip apie jį sužinojote. Be šio reikalingo įvado pranešimas gali būti klaidingai supainiotas su šlamštu ir nedelsiant ištrintas.
  4. Neišjunkite citavimo nustatymuose – tegul ankstesnė korespondencija bus rodoma žemiau, po pjūviu.
  5. Skaitymas iš ekrano – abejotinas malonumas. Popierinį laišką galima pasiimti ir vien dėl šios priežasties nesąmoningame lygmenyje į jį žiūrima rimčiau nei į elektroninį. Apsvarstykite tai.
  6. Kuo trumpesnis el. pašto pranešimas, tuo greičiau į jį bus atsakyta.
  7. Naudokite tik standartinius šriftus.
  8. Nepiktnaudžiaukite teksto pasirinkimu – svarbiausiuose taškuose galite pritaikyti „paryškintą“, tačiau skirtingų spalvų naudojimas yra nepriimtinas.
  9. Jokių „dangtelių“. Niekada. Net subtitrus. Tas pats pasakytina apie pasikartojančius skyrybos ženklus.
  10. Padalinkite tekstą į pastraipas su tarpais tarp jų (tiesiog palikite tuščią eilutę).
  11. Prie el. laiško galite pridėti paveikslėlių ar tekstinių failų. Papildoma medžiaga ir paaiškinimai, komentarai, išsamūs išsamūs aprašymai – visa tai turėtų būti pridedamuose failuose, bet ne laiško tekste.
  12. Verslo susirašinėjime su žmonėmis, su kuriais užmezgėte pasitikėjimo santykius (kalbame apie patikimus partnerius, patikimas sandorio šalis), retkarčiais galite naudoti jaustukus. Tai „atgaivins“ bendravimą – šypsenėlės ekrane (net verslo žinutėje) suvokiamos gana teigiamai. Žinoma, jie negali būti naudojami „popierinėse“ raidėse.
  13. Būtinai pasirašykite. El. laiškuose jis paprastai susideda iš 3–6 eilučių ir apima siuntėjo vardą ir pavardę, pareigas, įmonės pavadinimą, svetainės adresą ir kontaktinį telefono numerį.

Parašo pavyzdys:

Pagarbiai

Ivanas Ivanovas

[apsaugotas el. paštas]

http://site.com.

Štai jums verslo laiško pavyzdys.

Apibendrinant

Nors tai gana paprasta, gerai parašytų verslo laiškų pavyzdžių nėra tiek daug. Verslininkai nuolat susipainioja projektuodami, naudoja ne visai teisingus adresus ir pamiršta svarbius niuansus.

Išvardijame pagrindines geriems verslo pranešimams būdingas savybes:

  • objektyvumas;
  • trumpumas (pageidautina, kad laiškas užimtų ne daugiau kaip vieną puslapį);
  • neutralus pristatymo tonas;
  • samprotavimo, pasakojimo trūkumas, perdėtas detalumas;
  • emocinių vertinimų trūkumas;
  • aiškus loginis ryšys tarp teksto dalių ir atskirų frazių.

Tai yra tam tikras kontrolinis sąrašas, kurį galite patikrinti iš pradžių. Po šimtų parašytų ir išsiųstų verslo žinučių jos poreikis išnyks. Neignoruokite aukščiau pateiktų taisyklių ir atminkite: „pumpuojamas“ verslo susirašinėjimo įgūdis žymiai padidina jūsų reputaciją ir atitinkamai įmonės įvaizdį.

Verslo laiškas (toliau – DP) – tai verslo srities tarnybinio susirašinėjimo rūšis, kuri reiškia verslo subjektų (verslo partnerių) ir įmonės darbuotojų tarnybinį susirašinėjimą.

DP pagalba apsikeičiama dalykiniais pasiūlymais, oficialiais prašymais ir pretenzijomis, aiškinamasi ir sprendžiamos konfliktinės situacijos.

Oficialus verslo stiliaus laiškas skiriasi nuo kitų laiškų tipų šiomis savybėmis:

  • Rašytojo minčių pateikimo stilius ir maniera.
  • Leksinis turinys ir laiško turinys, kuriam būdingas neemocionalumas ir ryškių emocinių frazių bei sakinių nebuvimas.
  • Formavimas ir registracija ant oficialaus įmonės firminio blanko su atitinkamais rekvizitais.
  • Standartinis šriftas, vienodas visam laiško tekstui.
  • Maža apimtis, neviršijanti vieno spausdinto teksto puslapio.
  • Griežtas oficialus derinimas ir privalomas rašto laikymasis, nustatytas rašant ir perduodant.

Kaip parašyti verslo laišką ir gauti atsakymą – žiūrėkite šį vaizdo įrašą:

Pagrindiniai DP tipai

Priklausomai nuo naudojamų klasifikavimo kriterijų, visos DP skirstomos į šiuos pagrindinius tipus, kurie bus aptarti toliau tekste su trumpu aprašymu.

VB, kurios nereikalauja atsakymo iš gavėjo:

  1. Garantija, užtikrinanti tam tikrų įsipareigojimų įvykdymą (pvz.,).
  2. Viršelis, kurie pridedami prie dokumentų paketo, kiti oficialūs raštai.
  3. Informacija, kurioje yra tam tikri duomenys, kuriuos reikia peržiūrėti.
  4. Pranešimai, informuojantys gavėjus apie svarbią informaciją ir faktus. Sužinosite, kaip tinkamai parengti pranešimą apie sutarties nutraukimą.
  5. Įspėjimas, kuriame yra priminimas apie bet kokias neigiamas pasekmes gavėjui, jei jis nevykdys savo įsipareigojimų laiško siuntėjui.
  6. Priminimai, informuojantys laiškų gavėjus apie jų įsipareigojimus, anksčiau sudarytas sutartis su įmone.

Taip pat yra keletas VB, kurių gavėjai reikalauja privalomo atsakymo.

Tokių laiškų tekste dažniausiai būna koks nors kreipimasis į gavėją (pavyzdžiui, prašymas atlikti bet kokius tarnybinius veiksmus), dokumentai su pasiūlymu (pavyzdžiui, dėl bendradarbiavimo, sutarčių sudarymo, oficialių renginių organizavimo), laiškas. prašymo (pateikti informaciją, oficialius dokumentus), raštą, kuriame reikalaujama įvykdyti įsipareigojimus ir susitarimus, laišką su prašymu ar peticiją.

Nekomerciniai DP skirstomi į šiuos pagrindinius tipus:

  • Kviečiame dalyvauti oficialiame renginyje, pristatyme, įmonės renginyje.
  • Raštai su užuojauta įmonės darbuotojams, įmonių partnerių direktoriams dėl artimų žmonių žūties, artimiesiems.
  • Ačiū DP.
  • DP informuoja apie svarbų įvykį.
  • Referenciniai dokumentai. išsamiai aptariamos rekomendacinio laiško sudarymo taisyklės ir principai.
  • Garantija DP.
  • Patvirtinimo laiškai apie krovinio gavimą, paslaugų suteikimą.
  • Sveikinimo laiškai, susiję su bet kokia švente ar iškilmingu renginiu.
  • Peticijų laiškai, kuriuose siuntėjas prašo gavėjo suteikti jam kokią nors paslaugą, atlikti siuntėjui svarbius veiksmus.
  • Laiškai su instrukcijų sąrašu.
  • lydinčius dokumentus.

Komercinio pobūdžio DP paprastai taikomos preliminarioje sutarties sudarymo stadijoje ir jau anksčiau pasirašytos sutarties galiojimo metu, tokie laiškai yra:

  • Duomenų ar produktų užklausa.
  • Atsakykite į įmonės partnerės užklausą.
  • Siūlykite laiškus, kurių tekste yra komercinio verslo pasiūlymas sudaryti sutartį ar sandorį.
  • Pretenzijos ir priminimo laiškai.
  • Įspėjamieji laiškai, nurodantys šalies įsipareigojimų pažeidimą, anksčiau sudarytų sutarčių nutraukimą, būtinybę gavėjai įvykdyti savo įsipareigojimus.

Struktūriškai visų tipų verslo laiškai gali būti suskirstyti į dokumentus, kurie:

  1. Turi būti autoriaus tekstas, pateiktas laisva forma.
  2. Parašyta pagal nustatytą šabloną ar formą be autoriaus nukrypimų.

DP, priklausomai nuo jų gavėjų, yra:

  • Aplinkraštis (siunčiamas keliems gavėjams vienu metu).
  • Standartinis (iš vieno siuntėjo siunčiamas tik vienam gavėjui).
  • Kolektyvinio pobūdžio (tokio laiško gavėjas yra tik vienas, tačiau siuntėjai iš karto yra keli).

Padėkos verslo laiško pavyzdys. Nuotrauka: www.nevagazservis.ru

Verslo korespondencijos forma gali būti:

  • faksu.
  • Elektroninis (tokie laiškai siunčiami į oficialią gavėjos įmonės svetainę arba oficialų el.
  • Paštu (standartiškai siunčiama paštu vokuose).
  • Rašyti ranka (dažniausiai tai yra laiškai, kuriuose yra sveikinimų ar užuojautų).

Kaip parašyti ir formatuoti laišką

DP standartiškai skirstoma į įvadinę, pagrindinę ir baigiamąją dalis, kurios turėtų būti logiškai susietos viena su kita.

Įvade pateikiami duomenys ir faktai, kurie tapo DP rašymo pagrindu, o pagrindinėje dalyje jau yra pats turinys ir pagrindinis laiško tekstas. Baigiamojoje dalyje pateikiamas laiško rašymo rezultatas ir tai, kam jis buvo parašytas – prašymas, pretenzija, atsisakymas, padėkos pareiškimas ir pan.

Rašant bet kokį verslo pobūdžio laišką, būtina atkreipti dėmesį į šiuos pagrindinius dalykus ir taisykles, kurios bus išsamiai aptartos toliau.

Stilistinis dizainas

DP turėtų būti rašoma tik dalykiniu stiliumi, be šnekamosios kalbos elementų, žargoninių frazių, mažybinių žodžių ir kitų dalykinėje korespondencijoje netinkamų elementų.

Informacijos ir duomenų pateikimo tvarka

Verslo korespondencijoje pateikiami duomenys ir informacija turi būti pateikiami laikantis tokių reikalavimų, kurių įvykdymas yra privalomas, jei Jūsų tikslas yra sukurti teisingą ir kompetentingą dalykinį laišką:

  • Pateiktų faktų ir duomenų aktualumas ir patikimumas, kurie turi būti patikrinti laiško parašymo dienai ir atitinka esamą įmonės padėtį.
  • Taikymas (laiškas turi būti adresuotas ir išsiųstas konkrečiam asmeniui ar asmenų grupei).
  • Iškeltų reikalavimų ir pretenzijų argumentavimas.
  • Objektyvumas ir nešališkumas.
  • Pateiktos informacijos išsamumas, kuriuo remdamasis gavėjas subjektas galės priimti objektyvų sprendimą ir nereikės gauti ar reikalauti papildomų duomenų iš Jūsų įmonės.

Įmonės firminio blanko turiniui ir dizainui keliami reikalavimai

DP turi būti surašytas ant įmonės firminio blanko, nurodant visus reikiamus duomenis. Šios formos reikalavimai yra tokie:

  • Standartinis formatas yra A4.
  • Kad DP būtų galima susieti su dokumentais ir perkelti į archyvą, reikia palikti ne mažesnę kaip 3 centimetrų kairę paraštę.
  • Nurodomas organizacijos pavadinimas, faktiniai ir juridiniai adresai, kontaktiniai duomenys, el. pašto adresai ir svetainė.
  • Rašant laišką elektroniniu būdu, pageidautina naudoti standartinį šriftą – Times New Roman, kurio dydis yra 12.
  • DP galima surašyti ne tik ant įmonės firminio blanko, bet ir įprasto popieriaus lapo, tačiau tokiu atveju turi būti nurodyti visi firminio blanko duomenys.
  • Siųsti DP faksu ar elektroniniu paštu neleidžiama, jeigu tokio dokumento tekste yra konfidencialių duomenų apie svarbias sutartis, svarbius slaptus dokumentus, darbuotojų asmens duomenis, kurių atskleidimas yra nepriimtinas ir gali pakenkti įmonės reputacijai.

DP numeravimo taisyklės ir pastraipų lūžiai

DP, kurią sudaro keli spausdinami puslapiai vienu metu, numeracija pradedama standartiškai nuo antrojo puslapio, o numeriai turi būti rašomi viršutiniame puslapio kampe arabiškais skaitmenimis be taškų šalia puslapio numerio.

Kad gavėjui būtų kuo lengviau perskaityti ir suprasti laiško tekstą, jis turi būti suskirstytas į pastraipas. Toks skirstymas padės skaitytojui suprasti, kur baigiasi viena, o kur prasideda kita tezė.

Pataisymai laiško tekste

Ištrynimų, rašybos klaidų, gramatinių, skyrybos ir stiliaus klaidų DP tekste nepageidautina ir nepriimtina. Laiško tekstas turi būti raštingas ir taisyklingas su 1,5–2 eilučių intervalu.


Verslo laiško rašymo pavyzdys.

Privalomi rekvizitai DP tekste

Pagrindinė informacija, kuri turėtų būti pateikta laiške, yra tokia:

  • Pačiame tuščio popieriaus viduryje esantis Rusijos herbas, kurio nurodymas yra privalomas valstybinėms struktūroms ir organizacijoms.
  • Visas įmonės pavadinimas be santrumpų.
  • Kontaktiniai duomenys (fiksuoto ir mobiliojo ryšio numeriai, faksas).
  • Banko sąskaitų numeriai.
  • Kalbama apie DP adresatą (laišką gaunančios įmonės pavadinimas turi būti nurodytas vardininko linksniu, o gavėjo pilnas vardas, pavardė ir pareigos jau nurodomi datuve).
  • Prieš pilną adresato, turinčio vardą ar mokslo laipsnį (daktaro, mokslų kandidato), pavardę būtina nurodyti.
  • Visi duomenys DP tekste turi būti rašomi naujoje eilutėje didžiąja raide.

Kaip sudaryti ir išsiųsti laišką po verslo susitikimo

Susitikimas su konkuruojančios įmonės atstovais, verslo partneriai apima tolesnį dalykinį susirašinėjimą. Laiško rašymo po verslo susitikimo ypatybės yra šios:

  • Pačioje dokumento pradžioje nurodomas dalykinio susitikimo ar konferencijos laikas ir data, net jei nuo jų organizavimo praėjo tik viena ar dvi dienos.
  • Laiškas turi būti kuo trumpesnis ir aiškiai nurodyti, ką tiksliai norite pasakyti savo verslo partneriams, nesivažinėdami aplinkui.
  • Laiško tekste verta trumpai paminėti, kokie klausimai buvo aptarti susitikime, kokie klausimai buvo keliami ir kokį sprendimą priėjote su laiško gavėju.
  • Laiško gavėjas atsiliepime DP turėtų norėti pareikšti savo nuomonę ar sprendimą dėl praėjusio posėdžio ir jame iškeltų ginčytinų klausimų.
  • Parašykite apie konkrečią datą ir laiką, kada bus galima surengti atsakomąjį dalykinį susitikimą, konferenciją, dalykinį pokalbį telefonu.
  • Informuoti DP gavėją apie savo ketinimus dėl tolesnio verslo bendradarbiavimo ir sutarčių sudarymo.
  • Užbaikite DP mandagiai ir atsainiai, pvz., „Geriausi linkėjimai jums...“.

Elektroninio DP dizaino ypatumai

Elektroninio formato laiškai dabar išduodami daug dažniau nei susirašinėjimas faksu ar paštu, nes toks laiškas bus pristatytas daug greičiau, atitinkamai siunčianti įmonė greičiau gaus atsakymą į savo DP.

Parengti ir išrašyti elektroninį DP labai paprasta, pagrindiniai jo rengimo reikalavimai tokie patys kaip ir popieriniams dalykiniams laiškams. Mažos dizaino ypatybės yra šios:

  • DP temos ar antraštės patikslinimas, kad gavėjas jos neprarastų gaunamos korespondencijos sraute iš savo partnerių ir konkurentų.
  • Nereikėtų keisti temos ar antraštės, kai gaunate atsakymą į savo DP, nes vėliau bus daug lengviau apsikeisti laiškais ir bus galima greitai peržiūrėti ankstesnius laiškus šia tema.
  • Programinė įranga turi būti naudojama standartiškai, nenaudokite naujausių programų versijų kuriant laišką, nes vėliau elektroninis laiškas gali tiesiog neatsidaryti gavėjo kompiuteryje, kuriame nėra įdiegtos naujos programos.
  • DP tekste neturėtų būti naudojami jaustukai ir kiti neformalaus elektroninio susirašinėjimo elementai.

Atsakymo į gautą laišką terminai

DP, kurioje yra pasiūlymo dėl bendradarbiavimo tekstas, pretenzijos, reikalavimai ir kiti atsakymo reikalaujantys elementai, turi būti svarstoma ir į ją atsakoma per šiuos terminus:

  • Adresatas turi patvirtinti prašymo laiško gavimą per tris dienas, o atsakyti į tokį prašymą galima per mėnesį.
  • Užuojautos laišką dėl artimojo ar įmonės darbuotojo giminaičio mirties būtina išsiųsti per dešimt dienų nuo liūdno įvykio dienos.
  • Sveikinimo raštai išsiunčiami per aštuonias dienas nuo iškilmingo įvykio dienos.
  • Pagal bendrąsias taisykles visi oficialūs verslo dokumentai yra nagrinėjami ir atsakymas į juos išsiunčiamas per septynias dienas nuo laiško gavimo dienos.

Laiškų pabaigos taisyklės

Baigiamojoje VP dalyje turi būti visos aukščiau pateiktos pagrindinės dalies rezultatas, apibendrinti rezultatai ir pateikti konkretūs pasiūlymai ar išvados. Tuo pačiu metu paskutinė dalis turėtų būti kuo trumpesnė, aiškesnė ir glaustesnė.

Štai sėkmingų variantų, kaip užbaigti DP tekstą oficialios korespondencijos srityje, pavyzdžiai:

  • Mandagus ačiū už dėmesį ar pagalbą.
  • Išreiškiamas noras toliau bendradarbiauti, tikimasi sudaryti sutartis su įmone-partnere.
  • Laiško adresato patikinimas dėl kažko (tolimesnis susirašinėjimas, sutarties sudarymas ir bendradarbiavimas).
  • Prašymo ką nors padaryti išraiška (parašykite rezultatus, praneškite apie visus pareiškimus).
  • Atsiprašau už sukeltus nepatogumus.

Laiško pabaigoje galima palinkėti sėkmės, perteikti geriausius linkėjimus ar pagarbą laiško gavėjui.

DP anglų arba kita užsienio kalba

Labai dažnai verslininkai susirašinėja ir bendradarbiauja ne tik su vietinėmis firmomis, esančiomis Rusijos Federacijos teritorijoje, bet ir su užsienio įmonėmis, taip pat su užsienio firmų filialais ar atstovybėmis, esančiomis Rusijoje.

Šiuo atveju nėra griežtai nustatytos DP formos, DP išdavimo užsienio kalba tvarka priklausys nuo rašymo tikslo ir oficialaus dokumento formos. Sudarant DP, reikėtų vadovautis šiomis bendromis taisyklėmis ir rekomendacijomis oficialios korespondencijos srityje:

  • DP sudarymo data. Siųsdami dokumentą į Ameriką, pirmiausia turite įdėti mėnesį skaitmenine forma, tik tada nurodyti einamąją mėnesio dieną ir metus. Jei siunčiate laišką į Angliją, tada data įvedama standartiškai, kaip ir Rusijoje, tačiau geriausia mėnesį nurodyti abėcėlės tvarka, kad nekiltų nesusipratimų.
  • Išsami informacija apie užsienio adresatą. Apeliaciniame skunde laiške reikia naudoti standartines formas (ponas, ponia, panelė), po kurių jau rašomas laiško gavėjo vardas.
  • Laiško gavėjo adresas. Jo nurodymo tvarka skiriasi nuo Rusijoje priimto standarto. Pirmiausia reikia nurodyti užsienio įmonės biuro numerį, tada ateina namo numeris, kuriame yra biuras arba biuro pastato numeris, gatvės pavadinimas, indekso numeriai, valstybės pavadinimas siunčiant laišką į JAV, apskritį. pavadinimas, šalies pavadinimas, jei laiško adresatas yra Anglijoje ar kitose Vakarų Europos šalyse.
  • Būtina nurodyti laiško temą (ar jo pavadinimą), kuri leis gavėjui atkreipti dėmesį į Jūsų laišką, antraip jis gali pasimesti gaunamos užsienio įmonės korespondencijos masyve.
  • Pagrindinė DP dalis turėtų būti suskirstyta į pastraipas arba kiekvienas naujas sakinys gali būti parašytas naujoje eilutėje, kad būtų lengviau skaityti.
  • Baigiamoji dalis. Pačioje DP anglų kalba pabaigoje reikia padėkoti adresatui už dėmesį ir išreikšti viltį dėl tolimesnio bendradarbiavimo bei verslo santykių užmezgimo tarp Jūsų firmų.
  • Parašas dokumente dedamas iš karto po sakiniu (pastraipa) su atsisveikinimu, šalia parašo reikia nurodyti savo vardą, pavardę, pareigas įmonėje ir laišką išsiuntusios įmonės pavadinimą.
  • Priedai ir kiti dokumento papildymai turi būti išvardyti ir nurodyti pačioje DP pabaigoje, kad būtų išvengta jų praradimo siuntimo metu ir gavėjo dėmesys būtų nukreiptas į jų buvimą ir į tai, kad priedus taip pat reikia išstudijuoti rašant atsakymą į laišką.
  • DP tekste didžiąja raide turi būti rašoma užsienio kalba: inicialai, pilni užsienio įmonės darbuotojų vardai, pavardės, apskričių, miestų, valstijų, šalių pavadinimai, pareigos įmonėse, pradinis adresas raidė ir pirmieji žodžiai, kurie patenka į frazę su atsisveikinimu laiško pabaigoje.

Teisingai ir gerai parašytas verslo laiškas verslo srityje yra veiksminga priemonė, kuri leis užmegzti pelningus ir perspektyvius santykius verslo srityje, o neteisingai surašytas verslo laiškas su klaidomis ar rašybos klaidomis gali panaikinti visus tolimesnius santykius su partneriais ar konkurentai.

Todėl į VB teksto rengimą reikėtų žiūrėti kiek įmanoma atsakingiau, išstudijuoti aukščiau pateiktas taisykles ir rekomendacijas bei dokumentų pavyzdžius.

Kompetentingo verslo laiško rengimo taisyklės aptariamos čia:

Sveiki dar kartą, mano mieli tinklaraščio prenumeratoriai ir svečiai. Kaip vertinate oficialius dokumentus? Ar jums patinka juos pildyti? Drįstu manyti, kad dauguma jūsų atsakys neigiamai.

Laiškas turi būti perskaitytas

Akivaizdu, kad oficialūs laiškai yra dokumentai, sudaryti naudojant tam tikrą pavyzdį, kartais specialioje formoje. Bent kartą gyvenime kiekvienas iš jūsų padarėte tokius dokumentus. Tai gali būti aiškinamasis raštas, pareiškimas, padėkos raštas, garantinis raštas, skundas ir kt. Todėl esate susipažinę su tokio pranešimo išdavimo tvarka.

pagrindinis tikslas verslo laiškas – informacijos perdavimas adresatui nepakitusia forma. Jei rašote padėkos laišką, būtinai nurodykite priežastį, kurią jums padėjo išspręsti tas ar kitas žmogus. Nepamirškite įtraukti jo pavardės ir inicialų. Laiškas, išsiųstas į tuštumą, niekada nebus perskaitytas, todėl nepamirškite nurodyti gavėjo, o geriausia – siuntėjo adresų.

Atkreipkite dėmesį į tai, kaip el. laiškai siunčiami el. paštu:

  • spaudžiate mygtuką „Rašyti laišką“;
  • parašyti žinutę;
  • užpildykite gavėjo adreso eilutę;
  • spustelėkite mygtuką „Pateikti“.

Žinoma, veiksmų seką galima keisti (pirmiausia užpildykite adreso eilutę, tada sukurkite laišką), tačiau paskutinis veiksmas visada bus siuntimas. Ar sutinki? Dabar pasakykite man: "Ar galima išsiųsti pranešimą, jei nėra el. pašto adreso?". Natūralu, kad ne. Todėl būtinai išsiaiškinkite, prisiminkite, užsirašykite duomenis, kurių dėka bet kada galėsite susisiekti su jums svarbiu asmeniu.

Nepamirškite atsistoti į savo žinutės gavėjo vietą. Taigi galite pastebėti klaidas, kurias padarėte kurdami, pataisyti pačią žinutę, ištrinti dvejopą reikšmę turinčius žodžius ir pan. Kaip manote, ar malonu adresatui atidaryti voką, atsispausdinti laišką ir pamatyti, kad ši žinutė skirta jam asmeniškai. Kaip jis tai supranta? Paprasčiausiai: bet koks laiškas turi prasidėti kreipimu ir sveikinimu (tai leidžia siuntėjui savyje surasti gavėją).

Jei dėl kokių nors priežasčių nepavyko sužinoti asmens vardo ir pavardės, pakeiskite juos kitais: pone, direktoriumi, gerbiamas ir kt. Šių žodžių jokiu būdu negalima sutrumpinti. Priešingu atveju žinutės autorius atskleidžia savo nepasitenkinimą, pyktį ir kitus neigiamus charakterio bruožus. Todėl neverta kalbėti apie gavėjo polinkį į bendravimą ir informacijos suvokimą.

Iš karto pasakysiu, kad net aš į savo elektroninį paštą gaunu jūrą abejotino pobūdžio laiškų, todėl atidžiai stebiu jų turinį. Kai atidarau gautą laišką, stengiuosi jį perskaityti, kad įvertinčiau jo svarbą. Ar jūs darote tą patį? Laukdami specialaus el. laiško galite valandų valandas tyrinėti gautus pranešimus, o kodėl gi neišmokus jų greitai nuskaityti?

Siunčiamoje žinutėje turi būti pavadinimas (elektroninėje formoje, reikia nurodyti temą). Toks paprastas formalumas leidžia gavėjui įvertinti pranešimo svarbą. O jei toks daiktas pateko į didelės organizacijos platinimo centrą, tuomet jį galima ramiai, be nereikalingų rūpesčių išsiųsti gavėjui. Ar norite, kad jūsų žinutė kuo greičiau pasiektų gavėją?

Laiško formatas ir turinys

Dabar žinote, kaip užtikrinti, kad jūsų laiškas adresatą pasiektų per trumpiausią įmanomą laiką:

  • žinoti jo adresą;
  • nurodyti pranešimo temą;
  • laišką pradėkite sveikinimu skaitytojui.

Tačiau tai dar ne visos verslo laiškų kūrimo ypatybės. Didelį vaidmenį atlieka: pateikimo stilius, informacijos pateikimo būdas, tokių dokumentų apipavidalinimas ir kt. Toliau išsiaiškinkime, kaip įsitikinti, kad gavėjas nesiunčia laiško į el. pašto erdvėse esantį Spam aplanką ir neišmes jūsų žinutės į šiukšliadėžę.

Pirmas kas turėtų būti – pasisveikinimas ir kreipimasis į adresatą. Atkreipkite dėmesį, kad būtų malonu išlaisvinti skaitytoją. Tam pakanka pradėti nuo komplimentų, pastebėti jo darbo krūvį ir pan. Sudarykite savo žinutę taip, kad gavėjas sutiktų su kiekvienu jo žodžiu, nes tokiu atveju jį bus gana paprasta privesti prie sandorio.

Paskutinis komentaras turbūt pats svarbiausias. Tai taikoma žodžių, frazių ir posakių, kurie yra dviprasmiški, vartojimui. Reikalas tas, kad siuntėjas negali patekti į adresato galvą ir sužinoti jo sąmoningumo lygio. Būtent todėl prieš siunčiant žinutę reikia ją kelis kartus perskaityti ir, jei reikia, pataisyti pašalinant dvigubą teiginių reikšmę.

Oficialaus laiško struktūra

Oficialūs laiškai daromi ant specialių blankų, kuriuose jau yra keletas brėžinių. Viršutinėje formos dalyje (dešiniajame kampe) būtinai yra „antraštė“, kurioje yra visas rekvizitas (gavėjo pavardė ir inicialai, įmonės adresas, telefono numeris, skyriaus pavadinimas, herbas ar įmonės simboliai ir kt.). ). Atkreipkite dėmesį, kad kuo aiškiau užpildyti visi stulpeliai, tuo didesnė tikimybė, kad pranešimas bus pristatytas ir perskaitytas.

Jei yra keli adresatai, jų vardai turi būti išvardyti hierarchijos tvarka nuo aukštesnės pareigos iki pavaldinių. Tai taisyklė, kurios nevalia pažeisti. Kadangi viršutiniame kairiajame kampe liko vietos, ten pažymimas siuntėjas (jų inicialai ir data) ir gavėjas (tas pats).

Kaip žinote, verslo laiškas, kaip ir mokyklinis rašinys, turi būti 3 skyriai: įvadas, pagrindinė dalis ir išvada. Tai va, perskaitęs pirmąją dalį adresatas galės padaryti išvadą, kad ši žinutė skubi, arba galima truputį palaukti, kol ją studijuoja. Atkreipkite dėmesį, kad įvadas yra parašytas elektroninei versijai, kaip priedas prie programos. Todėl, norint teisingai jį sudaryti, jums reikia:

  • palikti žinutę ir sveikinimą;
  • pabrėžti dalį komplimentų;
  • Trumpai paaiškinkite prašymo priežastį.

Svarbus medžiagos pateikimo veiksnys yra pateikimo būdas, informacijos pateikimo išsamumas ir sąžiningumas (jokiu būdu neapgaudinėti adresato). Atminkite, kad skaitydamas jūsų kreipimąsi gavėjas turi pateikti tai, kas aprašyta, todėl prireiks detalių, tačiau nepamirškite jų pagrįsti papildomais faktais, datomis ir pan.

Atkreipkite dėmesį į kalbos ir medžiagos pateikimo stilių. Jei tai oficialus dokumentas, tada laiškas parašytas dalykiniu stiliumi. Verta spėti, kad tokių laiškų adresatas gauna labai daug, ir jam neužteks laiko su kiekvienu detaliau susipažinti. Todėl medžiaga turi būti pateikta trumpai, kompaktiškai, be nereikalingų perdėjimų ir spalvų. Tik tokiu atveju galite tikėtis greito adresato atsakymo.

Apibendrinant, jūs turite nurodyti savo norą (kartais su prašymu), kad apibendrintumėte kai kuriuos iš aukščiau išvardytų dalykų. Pasirodo, kad perskaičius šią oficialaus laiško dalį adresatas turėtų pamatyti Jūsų pasiūlymą dėl išeities iš esamos situacijos (problemos). Jis gali tik su tuo sutikti arba pasirinkti savo variantą.

Oficialus laiškas baigiamas privalomu parašu ir surašymo data. Tai galite pastebėti išnagrinėję kelis oficialių laiškų pavyzdžius.

Prieš siųsdami būtinai dar kartą perskaitykite užpildytą dokumentą, patikrinkite rekvizitų atitikimą, žinutės teisingumą. Nepamirškite įvertinti pristatymo raštingumo, kokiu šriftu atspausdintas tekstas (ar patogu skaityti) ir pan.

Tai viskas. Pasirodo, parašyti oficialų dokumentą nėra taip sunku. Norėdami tai padaryti, pakanka užpildyti reikiamą formą, kurioje tam tikros charakteristikos jau taikomos, pagal aukščiau aprašytas taisykles ir išsiųsti adresatui. Jei turite klausimų, atsakymus į juos galite gauti paskelbę juos „komentarų“ skiltyje.

Ar jau papasakojote savo draugams ir pažįstamiems, kaip teisingai surašyti oficialius dokumentus? Jei ne, pasidalykite su jais šios apžvalgos nuoroda. Norėdami tai padaryti, turite spustelėti socialinių tinklų, kuriuose esate užsiregistravę, mygtukus ir sutikti pridėti informaciją savo asmeniniame puslapyje. Atlikę šias manipuliacijas leisite žmonėms pamatyti šią apžvalgą, ją perskaityti ir išmokti teisingai užpildyti visų rūšių dokumentus.

Aš su tavimi neatsisveikinu, bet sakau: „Sudie“. Man bus malonu vėl matyti jus kaip mano kūrybos informacijos verslo skaitytojus. Tikiuosi, kad mano atsiliepimai įkvėps jus eksploatuoti ir padės gauti naudingos informacijos.

Pagarbiai Elena Izotova.

Jau seniai niekam ne paslaptis, kad kalba skirstoma į žargoninį ir literatūrinį – taisyklinga. Visiškai logiška, kad taisyklinga kalba turi būti ne tik žodinė, bet ir rašytinė. Kiekvienas protingas žmogus turi įvaldyti raštingo rašymo kultūrą. Ir juo labiau tiems, kurie aktyviai bendrauja verslo klausimais susirašinėdami. Kokios raidės?

Kas yra etiketas

Prieš kalbėdami apie verslo laišką, pirmiausia turite prisiminti, kas yra etiketas. Tai visuomenėje nusistovėjusi elgesio tvarka, vadinamųjų gerų manierų manierų ir taisyklių rinkinys, kurio turi laikytis kiekvienas protingas, išauklėtas žmogus, kad nebūtų įvardytas kaip nekultūringas. Šios istoriškai nusistovėjusios taisyklės yra neatsiejama visuomenės gyvenimo dalis.

Rašytinės kalbos kultūra: bendrosios charakteristikos

Žinoma, tai taikoma ne tik verslo rašymui. Yra daug bendravimo raštu tipų ir būdų. Visi jie skirtingi, kiekvienas turi savo ypatybes, tačiau yra ir bendrų bruožų. Tarp jų yra šie:

  • pasikliauti normalizuota knygine kalba, darant prielaidą, kad žodynas nėra knyginis;
  • sudėtingų sintaksinių konstrukcijų naudojimas;
  • fiksuota žodžių tvarka sakinyje;
  • aiški teksto struktūra;
  • aukštas raštingumas.

verslo laiškų etiketas

Kada gali prireikti parašyti verslo laišką? Žinoma, jei užsiimame verslu su organizacijomis ir/ar asmenimis. Tai, ką rašome savo partneriams, kolegoms, klientams, kaip sutvarkome savo laišką, taps mūsų įmonės veidu ir parodys mus arba palankioje, arba nelabai. Nebent, žinoma, nesame kompetentingi verslo laiškų rašymo etiketo srityje. Kad neprarastumėte veido, turite išmokti toliau pateiktos išminties. Beje, turėti tokių žinių pravartu ir dėl to, kad menkiausia klaida, menkutis taisyklių neatitikimas verslo laišką gali paversti teisiškai nekompetentingu.

Verslo santykių specifika

Prieš kalbėdami tiesiogiai apie raides, turėtumėte suprasti, kuo jos apskritai skiriasi, kas joms būdinga, kokios jų savybės. Pagrindinis santykių darbe bruožas yra asmeninio niuanso nebuvimas (visiškas arba beveik visiškas) šiuose santykiuose. Paprastai darbe kiekvienas esame nepaprastai santūrus, ramus, mandagus – vargu ar kas nors šoks, pavyzdžiui, su tamburinu ar darys kitus gana logiškus, bet darbinei aplinkai gana juokingus dalykus. . Beje, tai galioja ne tik veiksmams, bet ir emocijoms – galima leisti sau juoktis ar šypsotis, ar net šiek tiek pasireikšti pyktis, tačiau Homeriškas juokas, pykčio priepuoliai, ašaros ir panašiai atrodo gana netinkamai (visa tai taikoma tik emocijoms darbe). Darbe dažniausiai dėvime kaukes, demonstruodami įgūdžius, santūrumą ir santūrumą.

Verslo bendravimas negali būti nutrauktas tada, kai to norisi. Verslo partneris ar klientas nesupras, jei staiga atsikelsime ir paliksime auditoriją svarbaus susitikimo viduryje. Neįmanoma ignoruoti pašnekovo, neįmanoma neatsiliepti į skambučius ar laiškus. Visos šios savybės kartu padeda geriau suprasti, koks turi būti dalykinio laiško kalbos etiketas.

Bendrieji reikalavimai

Pirmas dalykas, kurį pastebime gavę laišką, yra popierius. Pagal verslo laiškų etiketo reikalavimus jai skirtas popierius visada turi būti skaidrus ir jokiu būdu nesusiglamžęs. Žinutės gavėjai susidarys geresnį įspūdį apie organizaciją, jei laiškas bus parašytas firminiame blanke su įmonės logotipu. Pirmas puslapis nenumeruotas, visi kiti pažymėti arabiškais skaitmenimis.

Yra dar vienas labai svarbus dalykinio susirašinėjimo etiketo punktas. Verslas reiškia aukštą raštingumą ir rašybos klaidų nebuvimą. Todėl tuo atveju, jei yra rusų kalbos gramatikos žinių spragų, rekomenduojama neskubėti siųsti korespondencijos, o dar kartą patikrinti, ar nėra galimų trūkumų.

Taip pat bendra rekomendacija tiek popieriniam, tiek elektroniniam paštui yra noras nenaudoti sudėtingų konstrukcijų savo rašytinėje kalboje – tai tinka tik teisiniuose dokumentuose. Santrumpos neturėtų būti naudojamos – tik visuotinai priimtos. Tačiau į verslo etiketo normą įeina įvairūs antspaudai ir slengas – profesinis žargonas. Visas dokumentas tvarkomas oficialiu dalykiniu stiliumi.

Kitas svarbus dalykas, kuris perskaitytas iš laiško: jis turėtų būti kuo mandagesnis ir draugiškesnis. Apie jokį netaktiškumą, grubumą negali būti nė kalbos. Be to, verslo laiškas reikalauja konkretumo, aiškaus savo minčių pateikimo.

Jei laiško adresatas nekalba rusiškai, laiško tekstas turi būti parašytas jo kalba arba tarptautine anglų kalba. Beje, toks dokumentas turi būti rašomas tik vienoje lapo pusėje, antroji turi likti švari.

Ruošdami dokumentus turite įsitikinti, kad nėra pervedimų. Pats tekstas turi būti spausdinamas pusantro–du intervalais, o kairėje – dviejų centimetrų paraštė.

Niuansai

Verslo laiškas turi savo aiškią, ypatingą struktūrą. Tuo pačiu metu nėra vieno popierinių dokumentų standarto: skirtingos įmonės gali turėti savo variantų. Jie laikosi tik tam tikros laiško dalių sudėties: juose būtinai turi būti „dangtelis“, pasisveikinimas, pagrindinė dalis ir atsisveikinimas. Nepamirškite apie asmeninį parašą laiško pabaigoje.

Beje, vadinamasis pranešimo įrėminimas – pradinė ir paskutinė frazės – vadinami etiketo rėmeliais. Būtent ji padeda užmegzti reikalingus santykius su adresatu. Be to, dalykinių laiškų etiketo taisyklės ir jų rašymo pavyzdžiai demonstruoja įvairių kalbos klišių naudojimą žinutėse (apie jas vėliau).

Svarbus verslo laiško dizaino niuansas yra teisingai panaudota apeliacija. Prieš revoliuciją mūsų šalyje buvo naudojamas kreipinys „ponas“ arba „madam“: jis buvo laikomas universaliu, todėl skambino bet kam. Dabar tokio visuotinio patrauklumo nėra, nors dalykiniuose laiškuose dažnai sutinkamas žodis „ponas“ ar „madam“ – anksčiau populiarumą praradęs po truputį grįžta į kasdienybę. Tokiu būdu galite kreiptis į verslo partnerį, pareigūną, bet ne į klientą ar kolegą.

Labiausiai paplitęs ir universalus šiuo metu laikomas kreipiniu „Gerbiamasis“ arba „Brangus pone“, tačiau iš tikrųjų taip nėra. Panašiai, pavyzdžiui, negalima kreiptis į vadinamuosius VIP – ypač svarbius asmenis, kurie laikomi valdytojais, merais, prezidentais. Tokiu atveju laišką turėsite pradėti nuo kreipimosi „Brangioji“ (kita galimybė – „Labai gerbiamas“).

Jeigu žinutė adresuota keliems asmenims iš karto ir jie visi yra tos pačios profesijos atstovai, tikslinga būtų naudoti tokį kreipimąsi kaip „Mieli kolegos“ (jei visi adresatai yra moterys, leidžiama rašyti „Gerb. Ponios“, jei vyrai – tada „Gerbiami ponai“). Jeigu laiškas skirtas vienam asmeniui, vardinio ar pavardės adreso nevartoti griežtai draudžiama. Tai leistina tik aukščiau nurodytu atveju (kai adresatas yra asmenų grupė) arba bendraujant su juridiniu asmeniu.

Kalbant apie pranešimo pabaigą, reikia atsiminti, kad ji ne mažiau reikšminga nei pradžia. Būtent laiško pabaigoje išreiškiamas pasitikėjimas sėkmingu ir (arba) greitu problemos sprendimu ir panašiai. Čia taip pat nereikėtų atkreipti dėmesį į anksčiau kilusius sunkumus – pavyzdžiui, vėlavimo atsakyti ar jo visai negauti. Šios frazės laikomos neigiamais dalykinių laiškų etiketo ženklais ir vertinamos kaip nenoras tęsti santykių, taip pat nepagarba pašnekovui. Svarbu suprasti, kad tai nepriimtina.

paštas: verslo etiketas

Antras galimas susirašinėjimo variantas – el. Čia taip pat yra keletas funkcijų. Taigi, pavyzdžiui, jei adresatas pranešimą gauna pirmą kartą, tuomet jį reikia pradėti nuo savo įmonės pristatymo, savo veiklos aprašymo, su galimomis užduotimis, kurias numatoma atlikti. Turėdami ilgą susirašinėjimą, turite išsaugoti praeities laiškų istoriją, kurios pagrindu kuriama kiekviena kita žinutė.

Pirmame laiške turi būti pasisveikinimas ir kreipimasis. Vėliau, jei jums reikia greito atsakymo, galite praleisti apeliaciją (jei reikia). Bendraudami internetu daugelis nemano, kad reikia dėti skyrybos ženklų, taip pat rašo be didžiųjų raidžių. Pagal verslo el. pašto etiketą tai nepriimtina.

El. laiško dydis neturėtų būti per didelis – paprastai jis yra perpus mažesnis už popierinio atitikmens dydį. Tuo pačiu atveju, jei reikia informuoti adresatą apie didelį informacijos kiekį, laiško tekste turi būti nurodytas tik trumpas lydraštis, o pati medžiaga turi būti pridedama kaip priedas su Word ar bet kokiu kitas failas – to reikalauja dalykinio laiško etiketas el. Tokios žinutės pavyzdys galėtų būti: „Laba diena, gerbiamas pone Ivanovai! Siunčiame reklaminių bukletų pavyzdžius. Juos galite pamatyti priede…“.

Kalbant apie parašą, jis turi būti. Galite pasirašyti kiekvienos raidės pabaigoje arba galite sukurti automatinį parašą, kuris bus pritvirtintas automatiškai. Šia galimybe dažnai naudojasi didelių įmonių atstovai. Paraše turi būti nurodytas vardas, pavardė, pareigos, kontaktinė informacija, darbo vieta. Jis turi būti suprojektuotas taip, kad tilptų į septyniasdešimt simbolių ir užimtų ne daugiau kaip penkias–šešias eilutes.

Būtina pasakyti keletą žodžių apie atsakymą į pranešimą. Verslo el. pašto etiketas reiškia, kad atsakymas į pranešimą gaunamas per dvi dienas – ne daugiau. Jei reikia daugiau laiko, apie tai reikia įspėti pašnekovą. Atsakymas į visus pranešimus palaiko įmonės ar verslininko reputaciją. Norėdami tiksliai žinoti, ar laiškas pasiekė adresatą, galite pasinaudoti pranešimo apie gavimą funkcija – patvirtinimas apie pristatymą ateis automatiškai. Be to, nedraudžiama atlikti kontrolinį skambutį.

Kalbėjimo formulės arba klišės

Klišės, kalbos formulės, kalbos antspaudai – kad ir ką sakytumėte, tai vis tiek bus neatsiejama dalykinio susirašinėjimo dalis. Iš mokyklos kurso prisimename, kad klišės vadinamos rinkinio išraiškomis. Jų nėra tiek daug:

  • Apgailestavimą galima išreikšti tokiomis frazėmis: „Deja, negalime susitarti...“, „Apgailestaujame, kad pranešėme...“, „Deja, esame priversti informuoti...“ ir pan.
  • Dėkingumas nurodomas tokiomis klišėmis kaip: „Leiskite išreikšti savo dėkingumą...“, „Ačiū...“, „Atsižvelgiant į jūsų indėlį ...“.
  • Adresatą į konkretų renginį galite pakviesti naudodami antspaudus: „Turime garbės pakviesti jus ...“, „Tikimės jūsų sutikimo ...“, „Džiaugiamės galėdami jus pakviesti ...“, „Mes bus malonu tave matyti...“ ir panašiai.
  • Laišką galite papildyti tokiomis frazėmis: „Laukiame iš jūsų naujų idėjų...“, „Linkime sėkmės...“, „Tikimės tolesnio vaisingo bendradarbiavimo...“.

Auksinės verslo korespondencijos taisyklės


Dažnos verslo rašymo klaidos

Yra keletas, atrodytų, smulkmenų, kurios vis dėlto gali tapti lemtingos dalykinio bendravimo atveju. Dažnai būtent šios smulkmenos lemia abipusiai naudingų santykių nutraukimą, sandorių nutraukimą ir panašius nemalonius dalykus. Jūs turite pažinti priešą asmeniškai!

  1. Jūs negalite rašyti (ir skambinti!) Apie darbą po darbo valandų! Kaip dažnai mes, nenorėdami laukti ryto, trukdome savo partneriams, klientams, kolegoms devintą, dešimtą ar net vienuoliktą vakaro. Mums atrodo, kad per naktį viskas išnyks, sugrius, sugrius, o padėties išgelbėti nebebus įmanoma. O tie reti egzemplioriai, kurie sugeba išsilaikyti iki ryto, kažkodėl tiki, kad šeštą ryto – laikas bendrauti. Juk jei aš nemiegu, tai niekas nemiega. Deja, toks elgesys mus tik erzina ir priešinasi mums patiems.
  2. Tai jau buvo netiesiogiai paminėta, bet vis dėlto - pažinimo negali būti! Bendravimas darbe vyksta tik „Tu“ (didžiąja raide tai reiškia mandagumą ir pagarbą).
  3. Taip pat gali pakenkti perdėtas keitimasis malonumais. Pirma, tai atima brangų laiką, antra, atrodo šiek tiek erzinanti ir nuobodu. Nereikia būti uolus.

Mūsų laikais literatūros tiek daug, kad kartais akys bėga. Taip pat yra pakankamai knygų apie kalbos kultūrą, įskaitant rašymą.

Norintiems išmanyti šią sritį galima patarti šiais darbais: Olego Davtiano „Verslo rašymo etiketas“, Tatjanos Degterevos „Rašto kalbos kultūra“, Natalijos Formanovskajos ir Alos Akišinos „Rusiško rašymo etiketas“, „Verslas“. etiketas“ Elenos Ber, „Rusų kalbos etiketas“ Natalijos Formanovskajos ir daugelis kitų.

  1. Verslo laiškų etiketas reikalauja, kad kreipimosi pabaigoje būtų naudojamas šauktukas, siekiant pabrėžti problemą ar asmenį.
  2. Vardinis kreipimasis į adresatą rodo artimesnius ir seniai nusistovėjusius ryšius, o pavardė pabrėžia atstumą.
  3. Verslo laiškų etiketui Rusijoje būdingas lyčių lyginimas, nes dauguma profesijų dažnai būna tik vyriškos.

Laikytis dalykinio susirašinėjimo taisyklių nėra taip sunku, nes jų nėra tiek daug. Jų įsiminimas – mažas mokslas. Tačiau kitų akyse dalykinių laiškų etiketą besilaikantis žmogus visada bus išauklėtas ir kultūringas, su kuriuo malonu bendrauti.

Šiais laikais kiekvienas turėtų mokėti rašyti laiškus. Juk tai neišvengiama kiekvienam išsilavinimą turinčiam žmogui. Ne visi turi talentą rašyti laiškus. Tačiau žinodami pagrindines taisykles galite išsiugdyti gebėjimą rašyti geras ir įdomias raides. Ypač jei šios taisyklės yra gana paprastos. Šiame straipsnyje sužinosite, kaip rašyti verslo ir asmeninius laiškus. Išanalizuokime įvairias raidžių parinktis ir svarbius jų dizaino aspektus.

Kaip rašyti verslo laiškus

Oficialus arba verslo laiškas paprastai yra skirtas verslo santykiams tarp įmonių ir jų darbuotojų ar klientų palaikyti. Verslo rašymas turi daugybę atmainų. Pavyzdžiui:

  • Padėkos laiškas
  • rekomendacinis laiškas
  • Perdavimo laiškas
  • Garantinis raštas
  • Laiškas prezidentei
  • oficialus laiškas
  • Informacinis paštas
  • sveikinimo laiškas
  • pareikalavimo raštas
  • Skundo laiškas
  • Pakvietimas

Daugiausia siunčiame vienokį ar kitokį dalykinį laišką aukščiau patalpintiems asmenims arba su prašymu, t.y. Tai yra aiškiai nukreipti laiškai, siunčiami turint omenyje konkretų tikslą. Siekiama, kad raidė būtų tinkamai suprasta. Pavyzdžiui, nusprendžiame, kaip teisingai parašyti padėkos laišką, kad jie suprastų, jog esame dėkingi; galvojame, kaip teisingai parašyti oficialų laišką, kad jie būtų naudingi, kad teisingai suprastų adresatas. Todėl labai svarbu mokėti taisyklingai parašyti laišką. Verslo laiškų rašymo pavyzdį rasite nuorodoje Profesionalūs verslo laiškų šablonai.

Žemiau apžvelgsime pagrindines verslo laiškų rašymo taisykles.

Laiškas neturi būti beveidis

Ar kada nors susimąstėte, kaip taisyklingai rašyti el. Verslo žmogaus elektroninio pašto dėžutė dažnai būna užpildyta įvairaus pašto šiukšlėmis. Visų pirma, Jūsų užduotis rašant oficialų laišką bus būti pastebėtam, o ne išsiųstam į Spam aplanką.

Pirmiausia reikia pasiteirauti apie įmonę, kuriai norite išsiųsti laišką. Turite turėti kuo daugiau informacijos apie savo partnerį. Kai sužinosite informaciją apie įmonę, galite pradėti rašyti laišką. Bet kuriam verslininkui bus malonu, jei laiškas bus adresuotas jam asmeniškai, o ne, pavyzdžiui, įmonės, kurioje jis dirba, komerciniam skyriui. Kreipimasis į adresatą vardu, visų pirma, parodys jūsų pagarbą žmogui ir, žinoma, sukels jam teigiamas emocijas, kurios tiesiog negali sužavėti jūsų asmenybe. Juk kaip galima pradėti pokalbį su potencialiu partneriu apie verslo pasiūlymus, jei nespėjote sužinoti jo pavardės, vardo ir patronimo.

Jeigu nepavyko sužinoti adresato vardo, pavardės, jokiu būdu nerašykite: „Uv. genas. direktorius!“, „Uv. komercinis rež. firmos!" Verslo laiške tokiems sutrumpinimams vietos nėra. Tokie žodžiai, kaip „gerbiamasis“, „ponas“, „skyriaus vedėjas“ ir kt., turi būti rašomi visiškai. Kitaip apie pagarbą negali būti nė kalbos.

Laiškas turi turėti pavadinimą

Pavadinimas reikalingas norint trumpai atskleisti laiško turinį. Taigi gavėjas galės be problemų apdoroti ir surūšiuoti laišką. Kiekviena oficiali organizacija kasdien gauna dešimtis laiškų visiškai skirtingais klausimais. Todėl nėra tikimybės, kad jūsų laiškas bus pastebėtas. Todėl, jei jūsų pavadinime yra naudingos informacijos, tai gali būti įdomi potencialiam partneriui. Dabar jūs suprantate, kodėl svarbu teisingai rašyti oficialius laiškus?

Kaip padaryti gerą įspūdį

Pasistenkite prie laiško pridėti įžangą, kurioje bus išreikštas komplimentas adresatui. Pavyzdžiui, kaip džiaugtumėtės turėdami garbės dirbti su tokia gera firma.

Ko vengti

Venkite nurodymų frazių

Vietoj frazės „Jei jus domina mūsų pasiūlymas, susisiekite su manimi telefonu...“ geriau rašykite „Norėdami aptarti pasiūlymą, turite galimybę susisiekti su mumis telefonu...“. Nurodyta frazė gali psichologiškai paversti žmogų prieš jus. Tokia frazė gali parodyti adresatui jūsų nepasitikėjimą savimi ir aroganciją. O jei parašysi rekomendacinį laišką, tai būtų teisinga „siūlyti“, o ne primesti, kad nesusidarytų įspūdis, kad stumiate, niekam nepatiks.

Pasirinkite tinkamus veiksmažodžius

Naudokite tobulus veiksmažodžius. Pavyzdžiui, jie kūrė, užbaigė, gamino, kūrė, didino ir pan. Bet tokie veiksmažodžiai, kaip atliekame, dalyvaujame, dirbame, gaminame, nekalba apie rezultatų siekimą. Rašant laiškus užsienio kalba sunku į tai atsižvelgti, todėl iš anksto pasiteiraukite apie konkrečios kalbos taisykles, kad žinotumėte, pavyzdžiui, kaip taisyklingai parašyti anglišką raidę.

Naudokite firminį blanką

Naudoti firminį blanką būtina, net jei siunčiate el. Kas yra firminis blankas? Ant firminio blanko turi būti nurodytas Jūsų įmonės pavadinimas, adresas, telefonas, faksas, įmonės logotipas ir vadovo parašas. Šis punktas svarbus teisingai rašant garantinį raštą, nes taip parodote, kad esate atviras ir atsakingas už savo įmonę.

Siųsti laišką paštu

Siunčiant verslo laišką geriau atsisakyti fakso ir el. Idealus variantas būtų išsiųsti kurjerį su laišku, kad jis asmeniškai įteiktų vadybininkui į rankas. Todėl būtinai pasirūpinkite įmonės voku. Beje, jei siunčiate dokumentus, kad gautumėte kokias nors pareigas, nepatingėkite išmokti taisyklingai parašyti motyvacinį laišką, darbdavys tai įvertins.

Kaip rašyti asmeninius laiškus

Asmeninis laiškas gali būti laiškas draugui ar mylimam žmogui, laiškas anglų kalba susirašinėjimo draugui užsienyje, meilės laiškas ar elektroninis laiškas socialiniame tinkle. Adresatas visada džiaugsis jūsų laišku, jei jis parašytas teisingai ir įdomiai. Bendraudami susirašinėdami galite vartoti šiltus žodžius, kuriuos pokalbio metu artimiesiems dažnai būna gėda. Asmeninius laiškus rašyti daug lengviau nei oficialius, tačiau tai nereiškia, kad nereikia mokėti parašyti laiško draugui ar mylimam žmogui.

Gerbk adresatą

Jei laišką siunčiate paštu, tada tekstui nenaudokite popieriaus lapo, išplėšto iš sąsiuvinio. Rinkitės geros kokybės popierių. Ir nepamirškite teisingai parašyti adreso!

Pagrindinės taisyklės

Laiškas turi prasidėti apeliaciniu skundu. Padėkite apeliaciją eilutės viduryje. Pagrindinis tekstas rašomas 2 cm žemiau kreipimosi, įtraukta tokiu pat atstumu nuo kairiojo lapo krašto. Stenkitės išlaikyti šį atstumą per visą laišką. Jei lapas baigėsi, paimkite antrą tuščią popieriaus lapą. Nerašykite ant abiejų lapo pusių!

Venkite pataisymų

Atminkite, kad perbrauktos linijos arba pataisymai gali padaryti jūsų laišką labai aplaidžiai. Todėl pradedantiesiems neturėtumėte pernelyg tingėti ir parašyti juodraštį.

Registracija

Laiško tekstas turi būti įskaitomas ir ne labai mažas. Visoje raidėje naudokite tą patį rašalą arba rašalą. Pabaigoje būtinai palikite savo parašą. Po parašo, jei reikia, įdėti postscript (P.S.). Raidės yra sulankstytas tekstas viduje!

Parašęs laišką

Nerašykite laiško esant blogai nuotaikai. Jei neigiamos emocijos jau yra ant popieriaus, šio laiško nesiųskite. Geriau perrašyk kitą dieną. Juk teisingai parašyti meilės laišką reiškia perduoti adresatui malonias teigiamas emocijas, o ne gadinti jam nuotaikos neigiamais pareiškimais.